PRINSIP DAN TEKNIK ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis (records) untuk menjadi archives harus memenuhi tiga syarat. Pertama, harus "diciptakan atau terakumulasi untuk memenuhi tujuan tertentu." Kedua, harus "disimpan karena alasan lainnya ." ketiga “bertanggung jawab untuk membuktikan alih medianya atau legalitasnya”.

Seorang arsiparis harus bekerja sama dengan records manager atau officers. Arsiparis gabungan records manager dan archivist. Pekerjaan records manager juga menerima, mendeskripsikan, dan menyediakan arsipnya yang berasal dari unit penciptanya. Arsiparis seharusnya selalu berdiskusi dengan records manager bagaimana menata arsipnya. Dua profesi ini memiliki peran yang berbeda terkait dengan nilai guna primer dan sekunder arsip-arsipnya. Records manager menentukan nilai guna primer sementara arsiparis menentukan nilai guna sekunder, meskipun sebenarnya arsiparis menerima estafet lebih dulu dari records manager.

Arsip dinamis jumlahnya selalu bertambah tiap tahunnya dan semakin kompleks. Jenis arsip dinamis yang paling sulit dikelola adalah arsip-arsip dinamis yang paling penting. Arsip-arsip dinamis yang berkenaan dengan asal-ususl, kebijakan, dan prosedur harus mendapatkan perhatian khusus. Setiap instansi pemerintah seharusnya menyediakan seorang staf yang berkaitan dengan tata arsip dinamis yang akan bekerja sama dengan seorang arsiparis untuk menentukan arsip-arsip dinamis yang mengandung nilai guna berkelanjutan. Arsip-arsip dinamis akan selalu mengalami fase-fase tertentu, fase aktif ketika di unit pencipta, inaktif/non-aktif ketika di pusat arsip (dinamis)/unit kearsipan, sampai akhirnya ke arsip statis (archives).