ARSIP VITAL

A.      Defenisi Arsip Vital

Beberapa defenisi tentang arsip vital yang dikemukakan oleh pakar kearsipan, diantaranya adalah berikut ini : 

1. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial dan mempunyai fungsi berkelanjutan pada suatu organisasi, baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat (emergency) dan arsip tersebut harus dilindungi secara baik karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan sebagai penentu kebijakan, konsumen dan masyarakat (Ira Penn; 1998, 130). 
2. Arsip vital adalah arsip yang diperlukan untuk kelanjutan operasional organisasi bila terjadi suatu bencana (Suzan Diamond; 1995, 104). 
3. Arsip vital sama dengan arsip tingkat atau kelas satu, merupakan arsip yang diperlukan untuk kelangsungan aktivitas suatu organisasi setelah adanya suatu keadaan darurat (Marry Robek; 1987, 11). 
4. Arsip vital adalah arsip dinamis yang vital bagi jalannya sebuah instansi atau perusahaan karena tanpa arsip vital, instansi atau perusahaan tidak dapat beroperasi. Arsip dinamis vital ini juga melindungi aset dan kepentingan instansi atau perusahaan serta perorangan bila terjadi bencana (Sutisyo Basuki; 2003, 229). 
5. Arsip vital adalah arsip dinamis (records) yang esensial terhadap kelangsungan suatu bisnis, yang disebut juga dengan arsip kelas satu (vital records are those essential to the continued life of a business, also called class 1 records) (Betty Ricks, 1992). 
6. Arsip vital adalah arsip tertentu yang berisi informasi yang sangat diperlukan bagi kelangsungan misi kegiatan penting, yaitu proses bisnis/kegiatan dan aktivitas penting bagi pencapaian tujuan dan kewajiban organisasi (vital record are certain records contain information that is to business process and activities to an organization’s purpose and obligation) (William Saffady, 2004). 
7. Arsip vital adalah arsip dinamis (records), di mana tanpa arsip tersebut organisasi tidak dapat melanjutkan kegiatan (vital records are those records without which an organization could not continue to operate) (Jay Kennedy, Cherry I Schauder, 1998). 
8. Arsip vital adalah arsip esensial yang digunakan untuk kelangsungan kegiatan bisnis pada saat terjadinya bencana (Patricial E, Wallace, 1992). 

B.   Aspek-aspek Arsip Vital

Dari paparan definisi di atas, dapat dilihat adanya beberapa aspek penting dari arsip vital, yaitu berikut in:  

1. Aspek Fungsi. Aspek fungsi arsip vital senantiasa diutamakan dan berkelanjutan bagi organisasi, kepentingan aktivitas organisasi.
2. Aspek Situasi. Aspek situasi arsip yang informasinya memiliki fungsi senantiasa terkait erat dengan kondisi ataupun situasi, baik yang pernah, sedang maupun nantinya akan terjadi dalam suatu organisasi. 
3. Aspek Risiko.Semua arsip memiliki manfaat dalam situasi kapan dan bagaimanapun. Kemanfaatannya bagi organisasi satu sama lain berbeda, ada yang menimbulkan risiko ataupun tidak. Risiko yang tidak terbatas pada kerugian yang dialami oleh organisasi, tetapi juga lingkungan yang terlibat dalam organisasi, termasuk pelaku-pelakunya baik pada waktu tertentu maupun waktu-waktu selanjutnya.  

C. Arsip Vital dalam Arti Sempit dan Arti Luas

Arsip vital dalam arti sempit adalah arsip VIP atau arsip kelas satu. Arsip tersebut memperoleh layanan terlebih dahulu dan perlu dilindungi dibandingkan dengan arsip-arsip lainnya. Perlakuan secara khusus mempunyai tujuan, arsipnya bermanfaat tidak hanya terselamatkan secara fisik tetapi juga informasinya.

Arsip vital dalam arti luas, arsip baik secara fisik dan informasinyadalam kondisi apa pun termasuk musibah atau pun bencana merupakan prasyarat demi berlangsungnya kegiata operasional suatu organisasi karena arsipnya tidak dapat diperbaharui atau ditemukan di tempat lain.

Persamaan arsip vital dalam arti sempit dan arsip vital dalam arti luas, adanya perlindungan di dalam pengelolaannya. Pengelolaan yang di maksud dilakukan pada masa dinamisnya karena itu pengelolaan arsip vital sepenuhnya dilakukan oleh organisasi pencipta arsip (creating agency)