IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awal untuk mengenali sekaligus menentukan arsip-arsip mana yang dimiliki oleh suatu organisasi yang dapat dikategorikan arsip vital, mengingat kualitas arsip akan terus bertambah sejalan dengan semakin banyaknya aktivitas yang dilakukan oleh organisasi. Dengan adanya kegiatan identifikasi arsip maka organisasi akan semakin mudah memperoleh beberapa arsip yang dikategorikan vital, esensinya sangat mutlak dan diperlukan demi kelangsungan organisasi.

Kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut :

1.        Tugas dan fungsi organisasi melalui struktur organisasi

2.        Fungsi-fungsi operatif/substantif dan fasilitatif

3.        Kebijakan dan strategi organisasi

KLASIFIKASI ARSIP

Menurut Betty R. Ricks (1992; 246) memberikan defenisi klasifikasi sebagai penggolongan arsip berdasarkan kepentingan organisasi yang meliputi :

1.  Arsip vital (vital records) arsip kelas satu. 
Arsip vital adalah arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa jenis arsip ini maka organisasi tidak dapat beroperasi dengan baik dan lancar. Kehilangan atau kemusnahan arsip vital akan dapat menghentikan kegiatan organisasi. Arsip vital yang dimiliki organisasi berbeda-beda karena tujuan organisasi yang berbeda pula. Penyimpanan terhadap arsip vital tentunya memerlukan perhatian ekstra, tidak sekadar suatu tempat yang aman dari bahaya ataupun bencana, tetapi juga akses informasi arsipnya hanya dapat dilakukan oleh pihak-pihak tertentu yang memiliki kewenangan untuk mengaksesnya.Contohnya surat keputusan berdirinya suatu organisasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangkah panjang, daftar pemegang saham, hak cipta paten, surat-surat utang piutang, dan sejenisnya.  

2. Arsip penting (important records)/arsip kelas dua.  
Arsip penting adalah arsip dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun untuk menyelesaikan berbagai masalah. Jika rusak atau hilang, arsip ini dapat digantikan dengan cara duplikasi. Arsip-arsip ini meliputi arsip yang diperlukan untuk mendukung atau mencegah tindakan hukum. Dengan kata lain, arsip penting masih punya kesempatan untuk merekontruksi data dari arsip untuk melengkapi atau memperoleh kembali arsip yang masih tersedia. Namun, tindakan ini tentunya memerlukan pertimbangan biaya dan waktu. Arsip penting umumnya banyak berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari.Contohnya surat perintah, laporan keuangan, bukti pembayaran, catatan produksi, daftar gaji, inventaris, dan sejenisnya. 

3.  Arsip berguna/bermanfaat (useful records))/arsip kelas tiga.  
Arsip berguna atau bermanfaat adalah arsip dinamis yang diperlukan agar kegiatan organisasi tidak terganggu. Arsip jenis ini jika hilang akan menyebabkan terjadinya gangguan bagi organisasi dari sumber lain dan tidak terpaku pada tempatnya. Dengan kata lain, arsip ini kegunaannya bersifat sementara, hanya berguna jika informasi ingin diketahui, dan cara penyimpanannya tidak memerlukan persyaratan khusus.Contohnya arsip-arsip korespondensi, bukti referensi bagi organisasi, dan sejenisnya. 

4. Arsip yang tidak berguna (non essential records/arsip kelas tiga. 
Arsip dinamis yang tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi atau arsip yang sudah tidak ditindaklanjuti bukan lagi menjadi berkas kerja. Informasi arsipnya sudah diketahui oleh umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara khusus terutama dalam penyimpanan arsipnya. Arsip ini bahkan selanjutnya dapat dimusnahkan karena tidak lagi memiliki kegunaan dari satu unit kerja atau bahkan oleh organisasi. Contohnya surat permintaan yang telah ditindaklanjuti, pengumuman yang sudah dilaksanakan, ucapan terima kasih, dan sebagainya.

CIRI-CIRI DAN FUNGSI ARSIP VITAL

A. Ciri-ciri Arsip Vital
      Ciri-ciri arsip vital, sebagai berikut:

1. Harus ada demi kelangsungan hidup organisasi 
2. Fisik dan informasinya memerlukan perlindungan dan pengamanan 
3. Fisik arsipnya tidak dapat digantikan 
4.  Merupakan aset bagi organisasi 
5.  Memiliki fungsi dinamis 
6.  Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu

B. Fungsi Arsip Vital

Fungsi arsip vital, sebagai berikut :

1. Arsip vital sebagai memori organisasi
2. Arsip vital sebagai bukti hukum dan menunjang litigasi 
3. Arsip vital sebagai aset untuk melindungi kepentngan hak pribadi maupun HAK lainnya.

ARSIP VITAL

A.      Defenisi Arsip Vital

Beberapa defenisi tentang arsip vital yang dikemukakan oleh pakar kearsipan, diantaranya adalah berikut ini : 

1. Arsip vital adalah arsip dinamis yang esensial dan mempunyai fungsi berkelanjutan pada suatu organisasi, baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat (emergency) dan arsip tersebut harus dilindungi secara baik karena terkait dengan organisasi, pekerja, pimpinan sebagai penentu kebijakan, konsumen dan masyarakat (Ira Penn; 1998, 130). 
2. Arsip vital adalah arsip yang diperlukan untuk kelanjutan operasional organisasi bila terjadi suatu bencana (Suzan Diamond; 1995, 104). 
3. Arsip vital sama dengan arsip tingkat atau kelas satu, merupakan arsip yang diperlukan untuk kelangsungan aktivitas suatu organisasi setelah adanya suatu keadaan darurat (Marry Robek; 1987, 11). 
4. Arsip vital adalah arsip dinamis yang vital bagi jalannya sebuah instansi atau perusahaan karena tanpa arsip vital, instansi atau perusahaan tidak dapat beroperasi. Arsip dinamis vital ini juga melindungi aset dan kepentingan instansi atau perusahaan serta perorangan bila terjadi bencana (Sutisyo Basuki; 2003, 229). 
5. Arsip vital adalah arsip dinamis (records) yang esensial terhadap kelangsungan suatu bisnis, yang disebut juga dengan arsip kelas satu (vital records are those essential to the continued life of a business, also called class 1 records) (Betty Ricks, 1992). 
6. Arsip vital adalah arsip tertentu yang berisi informasi yang sangat diperlukan bagi kelangsungan misi kegiatan penting, yaitu proses bisnis/kegiatan dan aktivitas penting bagi pencapaian tujuan dan kewajiban organisasi (vital record are certain records contain information that is to business process and activities to an organization’s purpose and obligation) (William Saffady, 2004). 
7. Arsip vital adalah arsip dinamis (records), di mana tanpa arsip tersebut organisasi tidak dapat melanjutkan kegiatan (vital records are those records without which an organization could not continue to operate) (Jay Kennedy, Cherry I Schauder, 1998). 
8. Arsip vital adalah arsip esensial yang digunakan untuk kelangsungan kegiatan bisnis pada saat terjadinya bencana (Patricial E, Wallace, 1992). 

B.   Aspek-aspek Arsip Vital

Dari paparan definisi di atas, dapat dilihat adanya beberapa aspek penting dari arsip vital, yaitu berikut in:  

1. Aspek Fungsi. Aspek fungsi arsip vital senantiasa diutamakan dan berkelanjutan bagi organisasi, kepentingan aktivitas organisasi.
2. Aspek Situasi. Aspek situasi arsip yang informasinya memiliki fungsi senantiasa terkait erat dengan kondisi ataupun situasi, baik yang pernah, sedang maupun nantinya akan terjadi dalam suatu organisasi. 
3. Aspek Risiko.Semua arsip memiliki manfaat dalam situasi kapan dan bagaimanapun. Kemanfaatannya bagi organisasi satu sama lain berbeda, ada yang menimbulkan risiko ataupun tidak. Risiko yang tidak terbatas pada kerugian yang dialami oleh organisasi, tetapi juga lingkungan yang terlibat dalam organisasi, termasuk pelaku-pelakunya baik pada waktu tertentu maupun waktu-waktu selanjutnya.  

C. Arsip Vital dalam Arti Sempit dan Arti Luas

Arsip vital dalam arti sempit adalah arsip VIP atau arsip kelas satu. Arsip tersebut memperoleh layanan terlebih dahulu dan perlu dilindungi dibandingkan dengan arsip-arsip lainnya. Perlakuan secara khusus mempunyai tujuan, arsipnya bermanfaat tidak hanya terselamatkan secara fisik tetapi juga informasinya.

Arsip vital dalam arti luas, arsip baik secara fisik dan informasinyadalam kondisi apa pun termasuk musibah atau pun bencana merupakan prasyarat demi berlangsungnya kegiata operasional suatu organisasi karena arsipnya tidak dapat diperbaharui atau ditemukan di tempat lain.

Persamaan arsip vital dalam arti sempit dan arsip vital dalam arti luas, adanya perlindungan di dalam pengelolaannya. Pengelolaan yang di maksud dilakukan pada masa dinamisnya karena itu pengelolaan arsip vital sepenuhnya dilakukan oleh organisasi pencipta arsip (creating agency)