Rabu, 07 Desember 2011

ARSIP KONVENSIONAL DAN ARSIP MEDIA BARU

oleh Desy Selviana

Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan;
Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.
Kekurangan dan kelebihan Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru
Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :

- Jumlah arsip selalu bertambah,
- Investasi media penyimpanan
- Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas
- Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja
- Kertas mudah rusak
- Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.
Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :
- Tidak tergantung pada hubungan listrik.
- SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.
- Aman terhadap virus komputer
Kelebihan Arsip Media Baru, diantaranya
- Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
- Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.
- Pengoperasian sangat mudah.
- Tempatnya access control (password)
- Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus
- Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak
- Adanya fasilitas antivirus.
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
Kekurangan Arsip Media Baru, diantaranya
- Sangat tergantung pada hubungan listrik.
- SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
- Rentan terhadap virus komputer

1 komentar: