Kamis, 08 Juni 2017

BIMBINGAN TEKNIS PENGAWASAN KEARSIPAN


Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sulawesi Selatan sebagai penyelenggara kearsipan tingkat provinsi dalam rangka mewujudkan tertib arsip, maka dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan di tingkat kabupaten/kota.

Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Bapak Drs. Yulianto, M.M. dalam sambutan beliau pada Kegiatan Bimbingan Teknis Pengawasan Kearsipan yang diselenggarakan di Hotel Alden, Tanggal 22 s/d 24 Mei 201, mengatakan perlunya program audit dan pengawasan kearsipan. Dengan adanya audit, tim pengawasan kearsipan memberikan rekomendasi audit berdasarkan penilaian kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektifitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaran kearsipan.

Kamis, 18 Mei 2017

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL


Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awal untuk mengenali sekaligus menentukan arsip-arsip mana yang dimiliki oleh suatu organisasi yang dapat dikategorikan arsip vital, mengingat kualitas arsip akan terus bertambah sejalan dengan semakin banyaknya aktivitas yang dilakukan oleh organisasi. Dengan adanya kegiatan identifikasi arsip maka organisasi akan semakin mudah memperoleh beberapa arsip yang dikategorikan vital, esensinya sangat mutlak dan diperlukan demi kelangsungan organisasi.
Kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut :
1.        Tugas dan fungsi organisasi melalui struktur organisasi
2.        Fungsi-fungsi operatif/substantif dan fasilitatif
3.        Kebijakan dan strategi organisasi

KLASIFIKASI ARSIP
Menurut Betty R. Ricks (1992; 246) memberikan defenisi klasifikasi sebagai penggolongan arsip berdasarkan kepentingan organisasi yang meliputi :
1.  Arsip vital (vital records) arsip kelas satu. 
Arsip vital adalah arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa jenis arsip ini maka organisasi tidak dapat beroperasi dengan baik dan lancar. Kehilangan atau kemusnahan arsip vital akan dapat menghentikan kegiatan organisasi. Arsip vital yang dimiliki organisasi berbeda-beda karena tujuan organisasi yang berbeda pula. Penyimpanan terhadap arsip vital tentunya memerlukan perhatian ekstra, tidak sekadar suatu tempat yang aman dari bahaya ataupun bencana, tetapi juga akses informasi arsipnya hanya dapat dilakukan oleh pihak-pihak tertentu yang memiliki kewenangan untuk mengaksesnya.Contohnya surat keputusan berdirinya suatu organisasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangkah panjang, daftar pemegang saham, hak cipta paten, surat-surat utang piutang, dan sejenisnya.  

2. Arsip penting (important records)/arsip kelas dua.  
Arsip penting adalah arsip dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun untuk menyelesaikan berbagai masalah. Jika rusak atau hilang, arsip ini dapat digantikan dengan cara duplikasi. Arsip-arsip ini meliputi arsip yang diperlukan untuk mendukung atau mencegah tindakan hukum. Dengan kata lain, arsip penting masih punya kesempatan untuk merekontruksi data dari arsip untuk melengkapi atau memperoleh kembali arsip yang masih tersedia. Namun, tindakan ini tentunya memerlukan pertimbangan biaya dan waktu. Arsip penting umumnya banyak berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari.Contohnya surat perintah, laporan keuangan, bukti pembayaran, catatan produksi, daftar gaji, inventaris, dan sejenisnya. 

3.  Arsip berguna/bermanfaat (useful records))/arsip kelas tiga.  
Arsip berguna atau bermanfaat adalah arsip dinamis yang diperlukan agar kegiatan organisasi tidak terganggu. Arsip jenis ini jika hilang akan menyebabkan terjadinya gangguan bagi organisasi dari sumber lain dan tidak terpaku pada tempatnya. Dengan kata lain, arsip ini kegunaannya bersifat sementara, hanya berguna jika informasi ingin diketahui, dan cara penyimpanannya tidak memerlukan persyaratan khusus.Contohnya arsip-arsip korespondensi, bukti referensi bagi organisasi, dan sejenisnya. 

4. Arsip yang tidak berguna (non essential records/arsip kelas tiga. 
Arsip dinamis yang tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi atau arsip yang sudah tidak ditindaklanjuti bukan lagi menjadi berkas kerja. Informasi arsipnya sudah diketahui oleh umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara khusus terutama dalam penyimpanan arsipnya. Arsip ini bahkan selanjutnya dapat dimusnahkan karena tidak lagi memiliki kegunaan dari satu unit kerja atau bahkan oleh organisasi. Contohnya surat permintaan yang telah ditindaklanjuti, pengumuman yang sudah dilaksanakan, ucapan terima kasih, dan sebagainya.