Jumat, 01 Juni 2012

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Pengertian klasifikasi keamanan arsip dinamis adalah pengkategorian/ penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan.

Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorlan pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.

Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu teftentu.

Tingkat klasifikasi keamanan arsip dinamis adalah pengelompokkan arsip dalam tingkatan tertentu
berdasarkan dampak yang ditimbulkan apabila informasi yang terdapat didalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak.

Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa.

Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.

Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.

Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.

Arsip Elektronik

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.
Sedangkan keuntungan dari arsip elektronik adalah:
• Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
• Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
• Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
• Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
• Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
• Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Sabtu, 19 Mei 2012

PERAN SERTA MASYARAKAT DALAM KEARSIPAN

Masyarakat dapat berperan serta dalam kearsipan yang meliputi peran serta perseorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dalam penyelenggaraan kearsipan. Peran serta masyarakat dapat diwujudkan dalam ruang lingkup pengelolaan, penyelamatan, penggunaan arsip, dan penyediaan sumber daya pendukung, serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan. Lembaga kearsipan dapat mengikutsertakan masyarakat dalam kegiatan pelindungan, penyelamatan, pengawasan, serta sosialisasi kearsipan.

Peran serta masyarakat dalam pengelolaan arsip dilaksanakan dengan cara:
a. menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban dalam rangka menjamin pelindungan hak-hak keperdataan dan hak atas kekayaan intelektual serta mendukung ketertiban kegiatan penyelenggaraan negara; dan
“menciptakan arsip atas kegiatan yang dapat mengakibatkan munculnya hak dan kewajiban” adalah senantiasa menciptakan arsip (perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan) atas berbagai aktivitas atau kegiatan yang dilakukan sehingga menumbuh dan mengembangkan budaya sadar arsip pada masyarakat dan dapat melindungi masyarakat atas hak-hak keperdataan, hak atas kekayaan intelektual, dan mendukung ketertiban administrasi pemerintahan dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

b. menyimpan dan melindungi arsip perseorangan, keluarga, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan masing-masing sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan perundangundangan.
“menyimpan dan melindungi arsip” adalah memelihara arsip yang dimilikinya sesuai dengan kaidah dan standar kearsipan sehingga arsip tersebut dapat terlindungi dan senantiasa dapat digunakan dalam rangka kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Peran serta masyarakat dalam penyelamatan arsip dilaksanakan dengan cara:
a. menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan;
“menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan” adalah menyerahkan arsip statis yang dimiliki untuk dikelola oleh lembaga kearsipan nasional, provinsi, atau kabupaten/kota. Tanpa melepaskan asal-usul penciptanya, arsip tersebut menjadi khazanah lembaga kearsipan dan sebagai memori kolektif untuk dimanfaatkan bagi kepentingan publik.

b. melaporkan kepada lembaga kearsipan apabila mengetahui terjadinya penjualan, pemusnahan, perusakan, pemalsuan, dan pengubahan arsip oleh lembaga Negara tanpa melalui prosedur sebagaimana diatur dalam Undang-Undang ini;
“melaporkan kepada lembaga kearsipan” adalah melaporkan tindakan melawan hukum tersebut kepada lembaga kearsipan nasional, provinsi, dan kabupaten/kota.

c. melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip dari bencana alam, bencana sosial, perang, sabotase, spionase, dan terorisme melalui koordinasi dengan lembaga terkait. Pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam kegiatan pelindungan dan penyelamatan arsip serta memberikan imbalan kepada anggota masyarakat yang berperan serta dalam penyerahan arsip yang masuk dalam kategori DPA.

“melindungi dan menyelamatkan arsip dan tempat penyimpanan arsip” adalah melakukan upaya dan tindakan penyelamatan secara terkoordinasi dengan pihak-pihak terkait yang memiliki kewenangan dan kompetensi, sehingga penyelamatan arsip dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif.
Peran serta masyarakat dalam penggunaan arsip dilaksanakan melalui pembudayaan penggunaan dan pemanfaatan arsip sesuai dengan prosedur yang benar.

Peran serta masyarakat dalam penyediaan sumber daya pendukung dilaksanakan dengan cara:
a. menggalang dan/atau menyumbangkan dana untuk penyelenggaraan kearsipan;

b. melakukan pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

c. menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya.
“menjadi sukarelawan dalam pengelolaan dan penyelamatan arsip” adalah berperan serta dan berpartisipasi dalam kearsipan sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya, seperti bidang teknologi informasi dan komunikasi, pengelolaan arsip, dan pelestarian arsip, khususnya ketika terjadi bencana kearsipan.

Persyaratan bagi Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:

andal;

sistematis;
“sistematis” adalah system pengelolaan arsip harus dapat menciptakan sampai dengan menyusutkan arsip secara sistematis. Pelaksanaan penciptaan sampai dengan penyusutan arsip harus tersistematisasi melalui desain dan pengoperasian sistem pengelolaan arsip dan system kerja.

utuh;
“utuh” adalah system pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan control seperti pemantauan akses, verifikasi pengguna, serta otorisasi pemusnahan dan pengamanan yang dilakukan untuk mencegah akses, pengubahan, dan pemindahan arsip oleh pengguna yang tidak berhak.

menyeluruh;
“menyeluruh” adalah system pengelolaan arsip harus dikelola sebagai hasil dari berbagai kegiatan yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip.

sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
“norma, standar, prosedur, dan kriteria” adalah sistem pengelolaan arsip harus dikelola sesuai dengan ketentuan-ketentuan pelaksanaan kegiatan, dan peraturan perundang-undangan, termasuk norma, standar, prosedur, dan kriteria teknis
yang terkait.

JENIS ARSIP DAN JENIS DOKUMEN ???

Jenis-jenis Arsip
• Menurut Fungsinya
1. Arsip dinamis (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
- Arsip Aktif (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;
- Arsip In Aktif (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah mengalami penurungan.
2. Arsip Statis (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R. I. Dan/atau lembaga kearsipan.

• Menurut Tempat Penyimpanannya
1. Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
2. Arsip Unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus.

• Menurut Bendanya
1. Arsip Primer adalah arsip yang asli, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya;
2. Arsip Sekunder adalah arsip berupa tindasan, fotocopi, salinan atau microfilm.
• Menurut Lamanya Penyimpanan

1. Arsip Abadi adalah arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi seperti sejarah dan lain-lain;
2. Arsip tidak adalah arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada waktu itu saja.

Jenis-Jenis Dokumen
• Menurut Bungin (2008; 123); dokumen pribadi dan dokumen resmi.
1. Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Berupa buku harian, surat pribadi, & otobiografi.
2. Dokumen Resmi terbagi dua: pertama intern; memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk kalangan sendiri, laporan rapat, keputusan pimpinan, konvensi; kedua ekstern; majalah, buletin, berita yang disiarkan ke mass media, pemberitahuan. (termasuk dalam klasifikasi di atas, pendapat lexy Moleong dan Nasution)

• Menurut Sugiyono (2005; 82), berbentuk tulisan, gambar, dan karya
1. Bentuk tulisan, seperti; catatan harian, life histories, ceritera, biografi, peraturan, kebijakan, dan lainnya.
2. Bentuk gambar, seperti; foto, gambar hidup, sketsa, dan lainnya.
3. Bentuk karya, seperti; karya seni berupa gambar, patung, film, dan lainnya.

• Menurut E. Kosim (1988; 33) jika diasumsikan dokumen itu merupakan sumber
data tertulis, maka terbagi dalam dua kategori yaitu sumber resmi dan tak resmi
1. Sumber resmi merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh lembaga/perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber resmi formal dan sumber resmi informal.
2. Sumber tidak resmi, merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak resmi formal dan sumber tak resmi informal.

TO'SUPU, Mirdan Midding

92 (Mattalatta)
TOS
m
Mayjen TNI (Purn) Andi Mattalatta : dari
alat serba bisa hingga pejuang sejati (sport
biograpy) Mirda Midding To Supu
editor, M. Nursan, Abraham Rasak.--
Yogyakarta : Bio Pustaka, 2005
xxxi, 210 hlm; 21 cm


1. Andi Mattalatta (2004) I. Judul
II. Nursan, M. III. Rosda Abrahman

TUJUAN PENYELENGGARA KEARSIPAN

menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.
“arsip yang autentik” adalah arsip yang memiliki struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
“arsip terpercaya” adalah arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.

menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
“pengelolaan arsip yang andal” adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan sistem yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. Sistem pengelolaan arsip yang andal memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap (capture) semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak berwenang; menjadi sumber utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang terekam dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip berikut beserta metadatanya.

menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
hak-hak keperdataan rakyat meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak politik dan lainlain yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah, ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha.

mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
“mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional” adalah bahwa dengan adanya system yang komprehensif dan terpadu penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih dinamis dan terarah.

menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
“menjamin keselamatan dan keamanan arsip” adalah bahwa arsip baik secara fisik maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya, sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang. Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari pengaksesan oleh pihak yang tidak berhak, karena arsip merupakan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
“aset nasional” adalah kekayaan negara dan masyarakat baik secara ekonomi, sosial, politik, budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam dalam arsip seperti daftar kekayaan negara maupun bukti-bukti kepemilikan yang harus dilindungi dan dijaga keselamatannya.

meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
“meningkatkan kualitas pelayanan publik” adalah penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan public dalam memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan.



PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DILAKSANAKAN BERASASKAN

asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundangundangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.

asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.

asas “asal-usul” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.

asas “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.

asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.

asas “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.

asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.

asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.

asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan bernegara.

asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.


Selasa, 15 Mei 2012

ALIH MEDIA DOKUMEN

Pengertian alih media sesuai PP. Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau media lainnya adalah alih media ke micro film dan media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom dan Worm. Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi. Dengan kehadiran komputer sebagai basis teknologi informasi, alih media tersebut dapat dilakukan dengan mudah.
Alih Media dokumen adalah proses alih media dari data hardcopy ke softcopy (digital). Sehingga data atau dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi yang terlibat langsung dalam penggunaan dokumen, baik dalam pencarian data maupun untuk update data.
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasinya, Pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasa12 dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan bersangkutan. Dalam pengalihan dokumen, pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau kepentingan perusahaan. Pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dalam hal dokumen tersebut masih (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik):
a. mempunyai kekuatan pembuktian otentik;
b. mengandung kepentingan hukum tertentu

Adapun Tata Cara Peralihan Dokumen menurut Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasinya, pasal 6 adalah:
(1) Sebelum melakukan pengalihan, perusahaan yang bersangkutan wajib melakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas dokumen perusahaan yang akan dialihkan.
(2) Pimpinan perusahaan yang bersangkutan dapat terlebih dahulu menetapkan pedoman intern dalam rangka pengalihan dokumen perusahaan.
(3) Pimpinan perusahaan dapat menetapkan pejabat di lingkungan perusahaan yang bersangkutan yang ditunjuk dan bertanggung jawab untuk meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan dialihkan.

Adapun peralatan yang digunakan sebagai proses kegiatan alih media harus memenuhi persyaratan sesuai dengan pasal 10 dan pasal 11:

Pasal 10
(1) Pengalihan dokumen perusahaan dilakukan dengan menggunakan peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang dialihkan.
(2) Dalam pengalihan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk wajib menjamin keamanan proses pengalihan agar:
a. dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di dalam mikrofilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya;
b. mikrofilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk dapat disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
c. dokumen hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di atas kertas.

Pasal 11
(1) Perusahaan dapat menunjuk perusahaan lain untuk melaksanakan pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
(2) Perusahaan yang ditunjuk melaksanakan pengalihan dokumen sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib memenuhi syarat sebagai berikut:
a. berbadan hukum; dan
b. memperoleh izin usaha.

Records In Special Format (Arsip bentuk khusus)

Arsip bentuk khusus atau Records In Special Format yakni arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media tekstual atau kertas. Arsip bentuk khusus ini terdiri dari arsip audiovisual, kartografi dan kearsitekturan, ephemera, publikasi, karya seni. Salah satu arsip audiovisual adalah arsip fotoy yaitu arsip yang isi informasinya terekam dalam bentuk gambar statik (gambar tidak bergerak), dimana informasinya adalah citra yang terbentuk melalui proses pencahayaan terhadap bahan berlapis kimia, yang tercetak pada bahan dasar kertas dan format tertentu. Foto sendiri terdiri dari dua jenis yaitu foto berwarna dan foto hitam putih.
Arsip foto merupakan related document (dokumen terkait dengan arsip lain, rnaksudnya dalam penciptaannya umumnya arsip foto merupakan bagian dan arsip tekstual maupun arsip lainnya. Akan tetapi, arsip foto juga dapat tercipta berdiri sendiri dan tidak ada hubungan dengan arsip lain.
Tidak semua foto dapat disebut sebagai arsip foto, tergantung dari nilai informasi yang ada di dalamnya, kualitas foto, bentuk fisik, keunikan maupun hubungannya dengan bahan kearsipan lain. Penafsiran nilai yang terkandung dalam arsip foto harus memperhatikan beberapa faktor yaitu Subyek, Umur, Keunikan, Kualitas, Identifikasi, Jumlah dan Sumber[. Semakin tinggi nilai informasi yang dikandungnya, maka semakin tinggi nilai arsip foto tersebut. Nilai informasional dari suatu foto tergantung dari sejumlah yang menggambarkan sifat-sifat khusus dari formatnya yaitu:
1. Memiliki subjek atau masalah yang informasional. Informasinya bukan hanya dapat dikomunikasikan saat foto tersebnut diciptakan, tetapi juga untuk waktu-waktu mendatang.
2. Mengandung banyak keterangan dari berbagai informasi yang dapat melebihi dari yang diharapkan jadi nilai informasi yang ada di dalamnya bukan hanya satu macam, namun satu foto bisa mengandung lebih dari satu nilai informasi.
3. Usia, semakin tinggi usia foto semakin tinggi nilai informasinya. Misalnya foto-foto abad 19 bernilai sebagai bahan artifact yang menggambarkan proses fotografi.
4. Unik, artinya foto bernilai secara khusus jika informasinya tidak diperoleh dari format lainnya, misalkan informasi hanya dapat diperoleh dari foto karena tidak ada sumber tekstual.
5. Identifikasi, semakin banyak informasi (subjek, fotografer, tanggal, lokasi) akan semakin baik karena nilainya semakin tinggi.
6. Kualitas, foto yang informasional akan lebih baik jika dilengkapi ide kreatif, artinya mempunyai manifestasi hasil perambahan pencarian dan eksperimentasinya.
Arsip foto positif maupun arsip foto negatif harus ditangani dan dikelola dengan benar karena fisiknya yang berbeda dan lebih rentan dari arsip tekstual, sehingga penanganannya pun harus lebih hati-hati. Foto positif maupun foto negatif harus disimpan dalam amplop berbahan linen serta berkadar asam rendah dan harus ditempatkan dalam boks arsip yang sesuai dengan standar. Salah satu penyebab kerusakan pada foto adalah penyimpanan yang rapat (tanpa sirkulasi udara) seperti pada album rekat, maka kertas atau tempat simpan arsip foto harus mempunyai kualitas baik seperti:
1. Mempunyai alpha selulosa yang tinggi (diatas 87%)
2. Mempunyai pH antara 6,5 sampai 7,5
3. Mempunyai kandungan yang dapat mengurangi sulfur
4. Bebas lignin atau bahan perekat, pengikat kelembaban, partikel metal atau besi, asam peroksida dan agen penyebab panas.
Selain tempat simpan arsip foto, faktor lingkungan juga mempengaruhi kondisi arsip foto yaitu : suhu, pH, udara dan cahaya. Faktor-faktor lain yang dapat merusak arsip diantaranya: faktor biologi seperti jamur dan serangga, akibat proses kimia, rusaknya dasar dan emulsi film, penanganan dan penggunaan yang tidak benar dan penyimpanan yang tidak tepat. Tapi, agen perusak foto paling berbahaya adalah zat asam.
Penempatan dan penyimpanan arsip foto harus lebih hati-hati daripada arsip tekstual, jika tidak foto akan mengalami kerusakan, terutama foto berwarna. Ada tiga tanda kerusakan yang mempengaruhi foto berwarna :
1. Penggelapan warna Hal ini dikarenakan tingginya temperatur dan kelembaban udara. Jika tidak memperhatikan prosedur yang digunakan untuk menyelamatkan arsip foto, akan semakin menambah kerusakan.
2. Pudarnya warna Kerusakan ini akan terjadi bila foto terkena cahaya yang kuat dalam waktu yang lama ( misalkan di pameran ). Intensitas sumber cahaya dan sinar ultraviolet mempengaruhi tingkatan perubahan dan pudarnya warna pada foto.
3. Timbulnya noda Biasanya terjadi pada kertas foto berwarna yang sudah tua, terjadi penguningan (timbul warna kekuning-kuningan di sisi-sisi foto).
Apabila tiga tanda kerusakan tersebut maupun kerusakan lainnya terjadi bisa mengakibatkan nilai informasi atau identitas yang terdapat pada arsip foto akan ikut rusak. Hal itu sangat berbahaya, karena isi informasi arsip foto bisa berkurang bahkan tidak terbaca lagi atau hilang.

Pengelolaan Arsip Foto

Tahap-tahap pengelolaan meliputi penilaian, deskripsi, penomoran, pembuatan daftar koleksi arsip, entri data ke dalam komputer, digitalisasi foto, penyimpanan, dan pemeliharaan. Pengelolaan foto dilakukan terhadap setiap lembar foto positif maupun negatif.

PENATAAN ARSIP KARTOGRAFI, KEARSITEKTURAN DAN GAMBAR TEKNIK

Langkah-langkah penataannya arsip kartografi, kearsitekturan dan gambar teknik dengan mangacu pada standar internasional ISAD (International Standart on Archives Description), meliputi: (1) identifikasi arsip berdasar Daftar Pertelaan yang sudah ada menjadi 3 kelompok yaitu arsip kartografi /peta, arsip kearsitekturan dan arsip gambar teknik; (2) pembuatan skema pengaturan; (3) pengelompokan dan penomoran arsip; (4) penataan arsip di almari atau rak; (5) pembuatan Daftar Koleksi Arsip (DKA).

Jumat, 13 April 2012

Universal Decralation on Archives

International Council on Archives (ICA) telah menyetujui isi Universal Declaration on Archives (UDA) pada pertemuan umum tahunan di Oslo pada bulan September 2010. UDA ini dikembangkan oleh ICA/SPA (Seksi Asosiasi Profesional) yang menguraikan karakteristik arsip dan persyaratan manajemen untuk menyediakan akses berkelanjutan terhadap arsip. Deklarasi ini telah dipahami sebagai dasar untuk advokasi dan promosi untuk mendukung arsip dan profesi, dan sampai sekarang sudah tersedia dalam 11 bahasa, juga membicarakan poin-poin yang juga dapat dipahami oleh non-arsiparis.

Deklarasi Universal Tentang Arsip
Arsip merekam keputusan, tindakan dan memori. Arsip merupakan warisan yang unik dan tak tergantikan melalui dari satu generasi ke generasi lainnya. Arsip dikelola sejak penciptaan untuk melestarikan nilai guna dan maknanya. Arsip adalah sumber otoritatif informasi yang menopang kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan. Arsip memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan menjaga dan menyumbang memori individu dan masyarakat. Akses terbuka terhadap arsip memperkaya pengetahuan kita terhadap masyarakat manusia, meningkatkan demokrasi, melindungi hak-hak warga negara dan meningkatkan kualitas hidup.

Untuk mencapai tujuan ini, kami mengakui
• kualitas yang unik dari arsip sebagai bukti otentik dari administrasi, budaya dan kegiatan intelektual dan sebagai refleksi dari evolusi masyarakat;
• kebutuhan vital dari arsip untuk mendukung efisiensi bisnis, akuntabilitas dan transparansi, untuk melindungi hak-hak warga negara, untuk membangun memori individu dan kolektif, untuk memahami masa lalu, dan untuk mendokumentasikan masa kini serta untuk memandu tindakan di masa mendatang;
• keragaman arsip dalam merekam setiap bidang kegiatan manusia;
• keserbaragaman format tempat arsip diciptakan, termasuk kertas, elektronik, audio visual dan jenis lainnya;
• peranan para arsiparis sebagai profesional terlatih dengan pendidikan dasar dan lanjutan yang melayani masyarakat mereka dengan mendukung penciptaan arsip dinamis dan dengan penyeleksian, pemeliharaan dan penyediaan arsip-arsip dinamis ini untuk digunakan;
• tanggung jawab kolektif untuk semua – warga negara, para administrator dan pembuat keputusan publik, para pemilik dan pemegang arsip pemerintah dan swasta, dan para arsiparis serta spesialis informasi lainnya – dalam pengelolaan arsip statis.

Dalil-dalil Kearsipan

Berikut adalah dalil-dalil kearsipan yang dikompilasi oleh Terry Abraham. Saya tidak tahu signifikansi dalil-dalil ini, terserah Anda menilainya….
Laws of Archivy:
1. Bila Anda Ragu, Buang saja.
2. Apa yang disebut hambatan sebenarnya merupakan permulaan; atau, memang tidak ada solusinya untuk saat ini.
3. Sampah itu tetaplah sampah, seberapa pun lamanya Anda menyimpannya.
4. Bila Anda sudah melihat satu arsip, berarti Anda telah melihat arsip semuanya.
5. Bila tidak muat ke dalam boks arsip, lipat saja; bila tidak dapat dilipat, buang saja.
6. Kehati-hatian menilai arsip itu berbanding terbalik dengan ruang yang tersisa.
7. Nilai guna arsip suatu organisasi itu berbanding lurus dengan jumlah sinar alami yang dibutuhkannya.
8. Aturan Tiga tentang Arsip: bila seorang pendonor mengatakan bahwa ia punya satu bok arsip yang akan diserahkan, bawalah tiga bok; bila mengatakan punya 3 bok, bawalah sembilan bok, dst.

(Sumber: Terry Abraham: SAA Newsletter, Juli 1984)

Jumat, 20 Januari 2012

JENIS ARSIP DAN JENIS DOKUMEN ???

Jenis-jenis Arsip
• Menurut Fungsinya
1. Arsip dinamis (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
- Arsip Aktif (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;
- Arsip In Aktif (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah mengalami penurungan.
2. Arsip Statis (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R. I. Dan/atau lembaga kearsipan.

• Menurut Tempat Penyimpanannya
1. Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
2. Arsip Unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus.

• Menurut Bendanya
1. Arsip Primer adalah arsip yang asli, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya;
2. Arsip Sekunder adalah arsip berupa tindasan, fotocopi, salinan atau microfilm.

• Menurut Lamanya Penyimpanan
1. Arsip Abadi adalah arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi seperti sejarah dan lain-lain;
2. Arsip tidak adalah arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada waktu itu saja.

Jenis-Jenis Dokumen
• Menurut Bungin (2008; 123); dokumen pribadi dan dokumen resmi.
1. Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Berupa buku harian, surat pribadi, & otobiografi.
2. Dokumen Resmi terbagi dua: pertama intern; memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk kalangan sendiri, laporan rapat, keputusan pimpinan, konvensi; kedua ekstern; majalah, buletin, berita yang disiarkan ke mass media, pemberitahuan. (termasuk dalam klasifikasi di atas, pendapat lexy Moleong dan Nasution)

• Menurut Sugiyono (2005; 82), berbentuk tulisan, gambar, dan karya
1. Bentuk tulisan, seperti; catatan harian, life histories, ceritera, biografi, peraturan, kebijakan, dan lainnya.
2. Bentuk gambar, seperti; foto, gambar hidup, sketsa, dan lainnya.
3. Bentuk karya, seperti; karya seni berupa gambar, patung, film, dan lainnya.

• Menurut E. Kosim (1988; 33) jika diasumsikan dokumen itu merupakan sumber data tertulis, maka terbagi dalam dua kategori yaitu sumber resmi dan tak resmi
1. Sumber resmi merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh lembaga/perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber resmi formal dan sumber resmi informal.
2. Sumber tidak resmi, merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak resmi formal dan sumber tak resmi informal.

PENGERTIAN ARSIP DAN DOKUMEN ???

Arsip
Arsip berasal dari kata Archeion ( Bahasa Yunani ) dan Archivum ( Bahasa Latin ) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan dikantor tersebut, yang semula diterapkan pada records / rekaman pemerintah (arsip )
Sumber : Materi Pokok Pengantar Kearsipan ; 1 – 6, PUST 2252 / 2 sks /
Sulistyo-Basuki .- - Jakarta : Universitas Terbuka, Depdikbud,1996

Dalam Bahasa Inggris Arsip disebut Archives, yang memiliki makna : Public records ; the place where public records and document are stored. ( Webster’s World University Dictionary / C. Ralph Taylor .- - Washington,D.C : Publisher Company, INC, 1965

Sedangkan dalam Bahasa Belanda Arsip disebut Archief, yang berarti kumpulan tersusun daripada bahan berupa tulisan tangan, piagam, daftar, surat, dll, yang berhubungan dengan sejarah / perkembangan suatu negara, daerah / kota, lembaga, perhimpunan / keluarga.
Sumber : Ensiklopedi Umum / Prof. Mr.A.G Prianggodigdo & Hasan Shadaly .- - Yogyakarta : Kanisius, 1973

Menurut Ensiklopedi Administrasi, terdapat dua pengertian Arsip, yaitu : Pertama, Suatu instansi tempat menyimpan warkat – warkat dari suatu organisasi secara tertib. Kedua, Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan / badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan. ( Ensiklopedi Administrasi / Drs. Theliang Gie,dkk.- - Jakarta : CV Haji Masagung, 1989 )

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip diartikan sebagai dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. ( KBBI / Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa .- - Jakarta : Balai Pustaka, 1988 )

DOKUMEN
Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007;216-217) menjelaskan istilah dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi dari record adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang / lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Sedangkan menurut Robert C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005; 82) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.
Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya bahwa dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.

AUTENTIKASI ARSIP STATIS

Autentikasi adalah suatu langkah untuk menentukan atau mengonfirmasi bahwa seseorang (atau sesuatu) adalah autentik atau asli. Melakukan autentikasi terhadap sebuah objek adalah melakukan konfirmasi terhadap kebenarannya. Sedangkan melakukan autentikasi terhadap seseorang biasanya adalah untuk memverifikasi identitasnya. Pada suatu sistem komputer, autentikasi biasanya terjadi pada saat login atau permintaan akses.

autentikasi arsip statis” adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa arsip statis yang bersangkutan adalah asli atau sesuai dengan aslinya.

Autentikasi Arsip Statis
• Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain.
• Autentikasi arsip statis dapat dilakukan oleh lembaga kearsipan.
• Ketentuan mengenai autentisitas arsip statis yang tercipta secara elektronik dan/atau hasil alih harus dapat dibuktikan dengan persyaratan yang diatur dengan peraturan pemerintah.
• “dukungan pembuktian” melalui penelusuran dan pengungkapan serta pengujian terhadap arsip yang akan diautentikasi.
• Untuk mendukung kapabilitas, kompetensi, serta kemandirian dan integritasnya dalam melakukan fungsi dan tugas penetapan autentisitas suatu arsip statis, lembaga kearsipan harus didukung peralatan dan teknologi yang memadai dan berkoordinasi dengan
dengan instansi yang mempunyai kemampuan dan kompetensi.
• Lembaga kearsipan harus menjaga netralitasnya dalam penetapan autentisitas dan tidak menyandarkan pembuktian pada instansi dan/atau pihak yang mempunyai kepentingan tertentu yang dapat menciderai kualitas pembuktian.

Minggu, 15 Januari 2012

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip

Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
- andal;
- sistematis;
- utuh;
- menyeluruh; dan
- sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
b.Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
- penciptaan arsip;
- penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
- penyusutan arsip.
c. Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
d. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
e. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

Penciptaan Arsip Dinamis
- Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
- Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
- Pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

Penggunaan Arsip Dinamis
- Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
- Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
- Pencipta arsip wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.

Syarat dan Ketentuan Khusus Akses Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
- menghambat proses penegakan hukum;
- mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
- membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
- mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
- merugikan ketahanan ekonomi nasional;
- merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
- mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
- mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
- mengungkap memorandum atau suratsurat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
b. Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup
c. Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.

Pemeliharaan Arsip Dinamis
a. Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip.
b. Pemeliharaan arsip dinamis sesuai dengan standar pemeliharaan arsip.

Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
b.Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA (jadwal retensi arsip) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Jadwal Retensi Arsip.
a. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.
b. JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

Penyusutan arsip meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Pemusnahan Arsip
a. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b dilakukan terhadap arsip yang:
- tidak memiliki nilai guna;
- telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
- tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
- tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
b. Pemusnahan wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
c. Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.

Sabtu, 14 Januari 2012

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Pengertian Arsip Statis
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I. dan/atau lembaga kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Akuisisi Arsip Statis
a. arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
b. Lembaga kearsipan wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.
c. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.
d. Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
e. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.

Pengolahan Arsip Statis
a. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
b. Pengolahan arsip statis berdasarkan standar deskripsi arsip statis.

Preservasi Arsip Statis
a.Preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
b.Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif.

Akses Arsip Statis
a. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis kepentingan pengguna arsip.
b. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
c. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Syarat dan ketentuan khusus Akses Arsip Statis
a. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
b. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
c. Arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
d. Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.
e. Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
- tidak menghambat proses penegakan hukum;
- tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
- tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
- tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
- tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
- tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
- tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
- tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
- tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
f. Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan, arsip dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan
g. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.
h. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
i. Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan.