PENATAAN

Prinsip penataan arsip statis sangat berbeda dengan prinsip tata arsip dinamis (recordkeeping), khususnya karena para arsiparis menata arsip-arsip dinamis dari berbagai unit pencipta. Prinsip yang seharusnya, adalah dikelompokkan dalam menurut unit/lembaga penciptanya atau dikelompokkan berdasarkan asal-ususl (provenance).

Problem penataan arsip statis.
Pertama, mereka harus menentukan apa yang disebut records
Kedua, mereka harus menentukan bagaimana membagi-bagi arsip dari berbagai lembaga
Ketiga, mereka harus memutuskan bagaimana menata records groups.
Terakhir, mereka harus memutuskan bagaimana menata arsip di dalam record groups.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatasi problem tersebut sebagai berikut : (1) arsip harus disimpan terpisah menurut instansinya, (2) khasanah arsip harus dibagi ke dalam unit atau grup, (3) arsip harus dipertahankan aturan aslinya seperti dalam keadaan di unit penciptanya, dan (4) arsip yang sedang digunakan untuk tujuan informasional harus ditata sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi kebutuhan para peneliti.