DESKRIPSI

Ada 4 (empat) unsur utama yang harus diperhatikan dalam deskripsi:
1. authorship,
2. jenis fisik,
3. judul unit, dan
4. struktur fisik unitnya.

Pendeskripsian arsip menggunakan 2 (dua) skema yang berbeda.
1. Skema asal-usul merupakan skema yang banyak dipilih. Di sini, para arsiparis mendeskripsikan seri arsip (record groups) menurut hierarkhi dan fungsi administratif. Para arsiparis menyusun alat bantu temu kembali (finding aid).
2. Principle of pertinence (berdasarkan subjek), namun secara hati-hati. Kadang-kadang, arsiparis membuat daftar rujukan maupun daftar lengkap tentang topik-topik khusus. Yang jelas, metode ini tidak dapat diterapkan ke dalam semua tempat simpan (repository).