FORUM KOMUNIKASI MASYARAKAT SADAR ARSIP SE SULAWESI SELATAN HOTEL SARISON, 11 -12 JUNI 2013 (CATATAN HARI PERTAMA)

Oleh Desy Selviana

Forum Komunikasi Sadar Arsip (FKSA) telah dilaksanakan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan yang dihadiri oleh arsiparis dari kab/kota sebanyak 75 orang.

Materi Forum Kearsipan yang di sampaikan oleh Bapak Drs. H. Andi Ahmad Saransi, M. Si (Kabid. Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan BPAD Prov. Sul-Sel) pada acara FKSA menyampaikan meteri Forum Kearsipan Defenisi mengenai Defenisi terbentuknya organisasi; Organisasi Kearsipan AAI (Asosiasi Arsip Indonesia); Forum Kearsipan; dan LSM Kearsiipan; Pengertian Kearipan dan dampak defenisi menurut Scelenberg dan Sir Jekinson; Kearsipan menurut paradikma lama dan paradigma baru; 4 (empat) Filar Tertin Arsip; Defenisi Forum Kearsipan; Tujuan dan Fungsi Forum Kearsipan; Keangotaan dan Syarat Forum Kearsipan.

Tanggapan peserta dan solusi yang disampaikan oleh Bapak Drs. H. Andi Ahmad Saransi, M. Si, yakni Perbedaan antara Forum Kearsipan dan LSM, Forum kearsipan : ada visi dan misi bersama, dapat menakomodir/menghimpun orang-orang (siapapun) yang sadar/peduli mengenai arsip (peminat/pencinta kearsipan), sedangkan LSM : mengontrol/mensupervisi lembaga/SKPD serta memberikan teguran arsip tidak tertata dengan baik/manajemen kearsipannya tidak teratur; Penyebab kearsipan menjadi kacau/tidak teratur di sebabkan oleh kurangnya implementasi regulasi kearsipan jadi setiap SKPD diharuskan mempunyai unit kearsipan, terbatasnya dana, sumber daya manusia masih kurang baik kualitas maupun kuantitasnya, perhatian pimpinan masih kurang; serta Dampak kearsipan menurut paradigma lama dan paradigma baru; Arsip Nasional RI mengurus arsip statis, Depdagri mengurus arsip dinamis.

Materi Peranan Pemerintah Daerah dalam Membangun Budaya Arsip yang di sampaikan oleh Bapak Drs. Yulianto, M. Si. mengenai Undang-undang Republik Indonesia Nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; Peran serta masyarakat dalam kearsipan; Peran serta masyarakat dalam penyediaan sumber daya pendukung kearsipan; Pengertian Sadar Arsip; Sadar akan pentingnya Arsip; Penyebab terjadinya kekeliruan penyelenggara kearsipan di instansi/lembaga; Wajah kearsipan khusunya informasi pasca kemerdekaan sulit ditemukan; 4 (empat) Komponen yang dapat berperan dalam mewujudkan sadar arsip; Cara menumbuhkan sadar arsip dimulai dari keluarga.

Sedangkan tanggapan peserta dan solusi yang disampaikan oleh Bapak Drs. Yulianto, M. Si, yakni Arsip bukan hanya merupakan sejarah atau barang disimpang. Arsip bukan sekedar salah satu barang sejarah yang hanya disimpan lantas hanya diperlukan ketika pameran-pameran atau penelitian. Membuka arsip, tidak sekedar membaca sejarah atau masa yang telah lewat, tapi juga berupaya meraba masa depan. Arsip dapat menjadi peta atau panduan dalam memutuskan berbagai kebijakan organisasi karena dapat menghindari atau mengulang kesalahan atau kebijakan yang keliru atau mungkin belum sempat terlaksana padahal punya manfaat yang besar bagi manajemen organisasi; Bidang kearsipan tidak langsung menjawab kebutuhan masyarakat. Bidang kearsipan bukannya tidak peduli dengan persoalan-persoalan masyarakat tapi erat kaitannya dengan masalah kebijakan/regulasi. Jika kebijakan-kebijakan yang dihasilkan tidak menimbulkan masalah, sangat mungkin pembuat kebijakan itu cerdas dalam membaca dan mengelola sistem kearsipannya.

Catatan hari pertama Forum Komunikasi Sadar Arsip (FKSA): Forum kearsipan dapat meningkatkan partisipasi dan keberdayaan pengguna arsip; wadah penyalur kegiatan; wadah pembinaan dan pengembangan kearsipan serta sebagai sarana penyalur aspirasi anggota. Gerakan sadar arsip selayaknya dikumandangkan dan diwujudkan, sehingga penyelamatan serta melestarikan arsip terus dioptimalkan sehingga dalam penelusuran arsip tidak perlu lagi mencari ketempat lain. Publikasi Kearsipan yang berkenaan dengan kebijakan akses dan penggunaan arsip.