NILAI GUNA ARSIP

Dalam menentukan nilai guna sekunder arsip. Nilai guna kebuktian mengacu pada bukti akan fungsi dokumen pemerintah yang menghasilkan arsip dinamisnya. Ada tiga pengujian untuk menentukan nilai guna kebuktian:
1. struktur organisasi,
2. fungsi yang dijalankan oleh instansi, serta
3. aktivitas/kegiatan yang dilakukan oleh instansi tersebut.

Arsip dinamis yang paling penting biasanya berasal dari pucuk hierarkhi instansi. Ada empat jenis arsip dinamis yang seharusnya dianalisis nilai guna kebuktiannya, yaitu:
1. arsip-arsip dinamis menyangkut kebijakan,
2. arsip dinamis operasional, arsip dinamis rumah tangga, serta
3. publikasi.

Sementara itu, nilai guna informasional mengacu pada arsip-arsip dinamis yang berisi informasi mengenai orang/persona, korporasi/organisasi, kejadian/kegiatan, dan masalah. Ketika menilai arsip untuk menentukan nilai guna informasional, arsiparis tidak selalu terikat dengan prinsip asal-usulnya (principle of provenance). Pada dasarnya, penilaian arsip berarti arsiparis harus mempertimbangkan kebutuhan para periset, arsip-arsip apa saja yang sekiranya berguna bagi mereka. Para arsiparis harus dididik dengan ilmu sejarah. Ketika para arsiparis menemukan jenis informasi tertentu dalam suatu arsip yang dianggap lain daripada yang lain, mereka harus berkonsultasi dengan ilmuwan yang membidanginya.