A. Latar Belakang
Kearsipan mempunyai peranan sebagai informasi dalam kehidupan organisasi atau pun perorangan, arsip dapat memiliki kegunaan tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset dan pembuktian (documenter). Karena mempunyai kegunaan maka arsip harus disimpan secara sistematis. Demikian hanya dengan perpustakaan dengan koleksi bukunya sebagai sumber informasi bagi masyarakat.
Pengertian Arsip menurut Undang Undang Nomor. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sedangkan pengertian Arsiparis menurut Undang Undang Nomor. 43 Tahun 2009, Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Provesi arsiparis adalah sebuah pilihan yang membutuhkan sebuah karakter pribadi yang kuat, karena suatu pekerjaan pasti mengandung risiko dan tantangan. Oleh karena itu di instansi/lembaga manapun seorang arsiparis mampu memberikan peranannya dalam peningkatan kinerja instansi/lembaganya berdasarkan pengetahuan dan keterampilannya sebagai arsiparis. Penulis berusaha melihat peranan profesinya sebagai arsiparis yang berada pada lingkungan kerjanya dalam hal ini perpustakaan yang menyediakan dan memberi layanan informasi melalui koleksi buku.
B. Konsep Arsip Dinamis
Pengertian Arsip dinamis menurut Undang Undang kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
C. Sistem Penyimpanan Arsip Dinamis
Sistem pemberkasan arsip dinamis dimulai dengan menentukan struktur organisasi dari instansi/lembaga yang memiliki sistem pemberkasan yang mungkin berbeda dengan unit lain walaupun sama-sama di bawah instansi/lembaga yang sama. Perbedaan ini terjadi karena keperluan masing-masing unit berlainan.
Pemberkasan arsip dinamis dapat dilakukan menurut abjad, yang mencakup abjad nama, subjek dan geografi, menyusul numerik, alfanumerik (campuran antara angka dan huruf), klasifikasi dan kronologi. Masing-masing sistem pemberkasan memiliki keunggulan dan kelemahan, tergantung pada unit yang menggunakannya.
Sistem penyimpanan yang digunakan adalah:
1. Sistem abjad
2. Sistem tanggal
3. Sistem wilayah
4. Sistem masalah
5. Sistem nomor
1. Sistem abjad
2. Sistem tanggal
3. Sistem wilayah
4. Sistem masalah
5. Sistem nomor
Bahan dan alat kearsipan
Slide 1
Jenis Bahan dan Alat Kearsipan Filing Cabinet Lemari Arsip Folder Guide Card Map Rak Sortir Kartu Indeks Postepel
Slide 2
1. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drainer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi
Slide 3
2. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.
Slide 4
3. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsinya digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat
Slide 5
4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.
Slide 6
Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh beberapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio Guide kecil Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
Slide 7
5. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof nap, snelhechter, hanging map (map gantung).
Slide 8
Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.
Slide 9
6. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masingmasing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing
Slide 10
7. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan
Slide 11
8. POSTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.
Slide 12
TUGAS PEKAN DEPAN (Selasa, 13 Januari 2009) Heryanti, Sri N., Suwanti, Al Qoriah, Indri, Nelly, Sinta tidak boleh dalam 1 kelompok 1 Kelompok terdiri dari 4 orang 1 Kelompok membawa: Kertas Karton 1 lembar Gunting Penggaris 30 cm Pensil + Penghapus Lem
Slide 13
Analisis Bahan dan Alat Kearsipan berdasarkan Sistem Kearsipan Sistem Abjad Sistem Tanggal Sistem Nomor Sistem Masalah Sistem Wilayah
Slide 14
Sistem Abjad Filing Cabinet : kebutuhan disesuaikan dengan jumlah abjad yang ada. Misalanya: filing cabinet mempunyai 4 laci berarti = 26 / 4. Laci I : A –F Laci II … Laci IV Guide: dibutuhkan 26 guide card dst
D. Sistem penyimpanan bahan pustaka
Sedangkan sistem penyimpanan yang dilakukan pada perpustakaan sesuai dengan koleksi buku terdiri dari 5 (lima) ruang sesuai dengan fungsinya, yaitu :
1. Ruang Baca Umum
2. Ruang Baca Anak
3. Ruang Referensi
4. Ruang Audio Visual
5. Ruang Koleksi Koran dan Majalah
1. Ruang Baca Umum
2. Ruang Baca Anak
3. Ruang Referensi
4. Ruang Audio Visual
5. Ruang Koleksi Koran dan Majalah
Dalam memudahkan pengelompokan/pengklasifikasian koleksi buku maka penyimpanan buku berdasarkan no. klasifikasi yaitu
000 Karya Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu Sosial
400 Bahasa
500 Ilmu Murni
600 Ilmu Terapan
700 Kesenian dan Olah Raga
800 Kesusatraan
900 Sejarah dan Geografi
Untuk memudahkan temu balik koleksi buku digunakan laci katalog berdasarkan :
1. Laci katalog pengarang berdasarkan Sistem Abjad (A - Z) untuk kartu katalog merah berukuran 12,5 cm x 7,5 cm terdiri dari no. klasifikasi, tiga huruf awal nama pengarang dan satu huruf awal judul, berisikan isi katalog nama pengarang (judul buku, nama pengarang, editor, cet, nama penerbit, jumlah halaman, bergambar (ilus), catatan umum (panjang buku, bibliorafi, ISBN) Jejakan (subyek, judul, pengarang tambahan, seri). Contoh Kartu Katalog Merah
634.6
Nas Nasin El-Kabumaini
d Durian, berkah buah durian/ Nasin El-Kabumaini dan Tjetjep S, Ranuatmaja ; editor, Risa Yanuar. – Cet. 1 – Bandung : Puri Delco, 2008
68 hlm. : ilus. : 21 cm
Bibliografi : hlm. 68
1. Durian I. Judul II. Tjetjep S, Ranuatmaja
III. Risa Yanuar
2. Laci katalog judul berdasarkan Sistem Abjad (A - Z) untuk kartu katalog kuning berukuran 12,5 cm x 7,5 cm terdiri dari no. klasifikasi, tiga huruf awal nama pengarang dan satu huruf awal judul, berisikan isi katalog judul buku (nama pengarang, judul buku, nama pengarang, editor, cet, nama penerbit, jumlah halaman, bergambar (ilus), catatan umum (panjang buku, bibliorafi, ISBN).
Contoh Kartu Katalog kuning
Durian, berkah buah durian
634.6
Nas Nasin El-Kabumaini
d Durian, berkah buah durian/ Nasin El-Kabumaini dan Tjetjep S, Ranuatmaja ; editor, Risa Yanuar. – Cet. 1 – Bandung : Puri Delco, 2008
68 hlm. : ilus. : 21 cm
Bibliografi : hlm. 68
3. Laci katalog subyek berdasarkan Sistem Abjad (A - Z) untuk kartu katalog biru berukuran 12,5 cm x 7,5 cm terdiri dari no. klasifikasi, tiga huruf awal nama pengarang dan satu huruf awal judul, berisikan isi katalog subyek (nama pengarang, judul buku, nama pengarang, editor, cet, nama penerbit, jumlah halaman, bergambar (ilus), catatan umum (panjang buku, bibliorafi, ISBN).
Contoh Kartu Katalog biru
Durian
634.6
Nas Nasin El-Kabumaini
d Durian, berkah buah durian/ Nasin El-Kabumaini dan Tjetjep S, Ranuatmaja ; editor, Risa Yanuar. – Cet. 1 – Bandung : Puri Delco, 2008
68 hlm. : ilus. : 21 cm
Bibliografi : hlm. 68
Sedangkan alat kontrol temu balik yang digunakan bagi pengunjung/anggota yang ingin menggunakan koleksi buku adalah kartu buku dan slip. Tempat penyimpanannya adalah laci tanggal pengembalian bahan pustaka yang dipinjam keluar oleh anggota perpustakaan berdasarkan Sistem Kelender (tanggal 1 s/d tanggal 31) untuk kartu buku berisikan no. klasifikasi, nama pengarang, judul buku, no.anggota dan tanggal pengembalian.
Contoh Kartu Buku
634.6
Nas Nasin El-Kabumaini
d Durian, berkah buah durian
E. REKOMENDASI
Sistem penyimpanan arsip dinamis maupun sistem penyimpanan bahan pustaka, kami dapat merekomendasikan peranan profesi arsiparis dilingkungan dalam melaksanakan tugas kearsipannya. Adapun rekomendasi tersebut adalah :
- Profesi arsiparis sesuai dengan Undang Undang Nomor. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Seorang arsiparis dapat berada di instansi/lembaga manapun karena berkaitan dengan sumber informasi dalam berbagai media komunikasi lisan (hasil wawancara) dan tulisan (surat, laporan) maupun melalui media massa (buku, majalah, koran, TV, radio, film, spanduk, brosur dll).
- Sistem penyimpanan yang digunakan oleh instansi/lembaga, salah satunya sistem penyimpanan arsip dan bahan pustaka pada dasarnya untuk mempermudah temu balik informasi.
0 komentar:
Posting Komentar