Tujuan dan Prosedur Kearsipan

Oleh : Desy Selviana

1. Tujuan Kearsipan

Mengarsip atau yang lebih dikenal dengan istilah filing merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris atau arsiparis. Tujuan pengarsipan adalah apabila kita sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip, kita dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif, dan efisien.

2. Prosedur Kearsipan

Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.

Langkah-langkah kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:

a. Memeriksa Tanda Pelepas

Surat-surat yang akan disimpan pada map (file) harus menunjukkan adanya pelepas surat yang berupa disposisi.

b. Menetapkan Judul Surat

Dalam menetapkan judul surat yang akan disimpan baik itu surat masuk atau surat keluar perlu diberikan judul surat dengan menggunakan kata tangkap (caption)

c. Pemberian Kode

Pemberian kode pada surat yang akan disimpan memudahkan penyimpanan pada map atau laci arsip dan juga memudahkan pada saat penemuan kembali arsip.

d. Menyiapkan Kartu Tunjuk Silang

Biasanya ditemukan nama-nama orang yang sama atau judul surat lebih dari satu. Untuk memudahkan penyimpanan dan menghindari kesalahpahaman dalam penyimpanan arsip maka dibuatkan kartu tunjuk silang.

e. Menyiapkan Map Follow Up Ship

Apabila ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut penanganannya, maka perlu dipersiapkan tempat penyimpanan (map) yang diberi judul follow up ship (berkas peringatan) yang bisa juga disebut tikler file.

f. Menyiapkan Lembar Beredar (Outing Slip)

Lembar beredar dibuat apabila ada suatu surat yang harus diketahui dan diolah oleh beberapa unit kerja dalam satu instansi. Lembar beredar bentuknya menyerupai lembar disposisi surat atau menyerupai kartu kendali.