Records In Special Format (Arsip bentuk khusus)

Arsip bentuk khusus atau Records In Special Format yakni arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media tekstual atau kertas. Arsip bentuk khusus ini terdiri dari arsip audiovisual, kartografi dan kearsitekturan, ephemera, publikasi, karya seni. Salah satu arsip audiovisual adalah arsip fotoy yaitu arsip yang isi informasinya terekam dalam bentuk gambar statik (gambar tidak bergerak), dimana informasinya adalah citra yang terbentuk melalui proses pencahayaan terhadap bahan berlapis kimia, yang tercetak pada bahan dasar kertas dan format tertentu. Foto sendiri terdiri dari dua jenis yaitu foto berwarna dan foto hitam putih.

Arsip foto merupakan related document (dokumen terkait dengan arsip lain, rnaksudnya dalam penciptaannya umumnya arsip foto merupakan bagian dan arsip tekstual maupun arsip lainnya. Akan tetapi, arsip foto juga dapat tercipta berdiri sendiri dan tidak ada hubungan dengan arsip lain.

Tidak semua foto dapat disebut sebagai arsip foto, tergantung dari nilai informasi yang ada di dalamnya, kualitas foto, bentuk fisik, keunikan maupun hubungannya dengan bahan kearsipan lain. Penafsiran nilai yang terkandung dalam arsip foto harus memperhatikan beberapa faktor yaitu Subyek, Umur, Keunikan, Kualitas, Identifikasi, Jumlah dan Sumber[. Semakin tinggi nilai informasi yang dikandungnya, maka semakin tinggi nilai arsip foto tersebut. Nilai informasional dari suatu foto tergantung dari sejumlah yang menggambarkan sifat-sifat khusus dari formatnya yaitu:

1. Memiliki subjek atau masalah yang informasional. Informasinya bukan hanya dapat dikomunikasikan saat foto tersebnut diciptakan, tetapi juga untuk waktu-waktu mendatang.

2. Mengandung banyak keterangan dari berbagai informasi yang dapat melebihi dari yang diharapkan jadi nilai informasi yang ada di dalamnya bukan hanya satu macam, namun satu foto bisa mengandung lebih dari satu nilai informasi.

3. Usia, semakin tinggi usia foto semakin tinggi nilai informasinya. Misalnya foto-foto abad 19 bernilai sebagai bahan artifact yang menggambarkan proses fotografi.

4. Unik, artinya foto bernilai secara khusus jika informasinya tidak diperoleh dari format lainnya, misalkan informasi hanya dapat diperoleh dari foto karena tidak ada sumber tekstual.

5. Identifikasi, semakin banyak informasi (subjek, fotografer, tanggal, lokasi) akan semakin baik karena nilainya semakin tinggi.

6. Kualitas, foto yang informasional akan lebih baik jika dilengkapi ide kreatif, artinya mempunyai manifestasi hasil perambahan pencarian dan eksperimentasinya.

Arsip foto positif maupun arsip foto negatif harus ditangani dan dikelola dengan benar karena fisiknya yang berbeda dan lebih rentan dari arsip tekstual, sehingga penanganannya pun harus lebih hati-hati. Foto positif maupun foto negatif harus disimpan dalam amplop berbahan linen serta berkadar asam rendah dan harus ditempatkan dalam boks arsip yang sesuai dengan standar. Salah satu penyebab kerusakan pada foto adalah penyimpanan yang rapat (tanpa sirkulasi udara) seperti pada album rekat, maka kertas atau tempat simpan arsip foto harus mempunyai kualitas baik seperti:

1. Mempunyai alpha selulosa yang tinggi (diatas 87%)

2. Mempunyai pH antara 6,5 sampai 7,5

3. Mempunyai kandungan yang dapat mengurangi sulfur

4. Bebas lignin atau bahan perekat, pengikat kelembaban, partikel metal atau besi, asam peroksida dan agen penyebab panas.

Selain tempat simpan arsip foto, faktor lingkungan juga mempengaruhi kondisi arsip foto yaitu : suhu, pH, udara dan cahaya. Faktor-faktor lain yang dapat merusak arsip diantaranya: faktor biologi seperti jamur dan serangga, akibat proses kimia, rusaknya dasar dan emulsi film, penanganan dan penggunaan yang tidak benar dan penyimpanan yang tidak tepat. Tapi, agen perusak foto paling berbahaya adalah zat asam.

Penempatan dan penyimpanan arsip foto harus lebih hati-hati daripada arsip tekstual, jika tidak foto akan mengalami kerusakan, terutama foto berwarna. Ada tiga tanda kerusakan yang mempengaruhi foto berwarna :

1. Penggelapan warna Hal ini dikarenakan tingginya temperatur dan kelembaban udara. Jika tidak memperhatikan prosedur yang digunakan untuk menyelamatkan arsip foto, akan semakin menambah kerusakan.

2. Pudarnya warna Kerusakan ini akan terjadi bila foto terkena cahaya yang kuat dalam waktu yang lama ( misalkan di pameran ). Intensitas sumber cahaya dan sinar ultraviolet mempengaruhi tingkatan perubahan dan pudarnya warna pada foto.

3. Timbulnya noda Biasanya terjadi pada kertas foto berwarna yang sudah tua, terjadi penguningan (timbul warna kekuning-kuningan di sisi-sisi foto).

Apabila tiga tanda kerusakan tersebut maupun kerusakan lainnya terjadi bisa mengakibatkan nilai informasi atau identitas yang terdapat pada arsip foto akan ikut rusak. Hal itu sangat berbahaya, karena isi informasi arsip foto bisa berkurang bahkan tidak terbaca lagi atau hilang.