ALIH MEDIA DOKUMEN

Pengertian alih media sesuai PP. Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau media lainnya adalah alih media ke micro film dan media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom dan Worm. Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi. Dengan kehadiran komputer sebagai basis teknologi informasi, alih media tersebut dapat dilakukan dengan mudah.

Alih Media dokumen adalah proses alih media dari data hardcopy ke softcopy (digital). Sehingga data atau dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi yang terlibat langsung dalam penggunaan dokumen, baik dalam pencarian data maupun untuk update data.

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasinya, Pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasa12 dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan bersangkutan. Dalam pengalihan dokumen, pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau kepentingan perusahaan. Pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dalam hal dokumen tersebut masih (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik):

a. mempunyai kekuatan pembuktian otentik;

b. mengandung kepentingan hukum tertentu

Adapun Tata Cara Peralihan Dokumen menurut Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasinya, pasal 6 adalah:

(1) Sebelum melakukan pengalihan, perusahaan yang bersangkutan wajib melakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas dokumen perusahaan yang akan dialihkan.

(2) Pimpinan perusahaan yang bersangkutan dapat terlebih dahulu menetapkan pedoman intern dalam rangka pengalihan dokumen perusahaan.

(3) Pimpinan perusahaan dapat menetapkan pejabat di lingkungan perusahaan yang bersangkutan yang ditunjuk dan bertanggung jawab untuk meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan dialihkan.

Adapun peralatan yang digunakan sebagai proses kegiatan alih media harus memenuhi persyaratan sesuai dengan pasal 10 dan pasal 11:

Pasal 10

(1) Pengalihan dokumen perusahaan dilakukan dengan menggunakan peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang dialihkan.

(2) Dalam pengalihan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk wajib menjamin keamanan proses pengalihan agar:
a. dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di dalam mikrofilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya;
b. mikrofilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk dapat disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
c. dokumen hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di atas kertas.

Pasal 11

(1) Perusahaan dapat menunjuk perusahaan lain untuk melaksanakan pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

(2) Perusahaan yang ditunjuk melaksanakan pengalihan dokumen sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib memenuhi syarat sebagai berikut:
a. berbadan hukum; dan
b. memperoleh izin usaha.