Manajemen Arsip Dinamis Di Masa Depan

oleh Desy Selviana

Penggunaan komputer sebagai hasil dari perkembangan teknologi informasi mulai banyak digunakan oleh organisasi walaupun pemanfaatan teknologi komputer pada awalnya memang menimbulkan kontroversi. Di satu pihak ada yang berpendapat bahwa arsip-arsip berbasis kertas terus bertambah dan disimpan didalam filling cabinet, di pihak lain, ada yang berpendapat bahwa arsip-arsip kertas menjadi tidak penting dan seluruh informasi akan disimpan pada film atau media magnetic atau di dalam memori komputer.

Bagi manajemen arsip dinamis (Records Management) sendiri, penggunaan komputer memberikan pengaruh yang berarti terhadap proses pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyajian informasi. Pemanfaatan produk teknologi yang canggih ini menimbulkan dua hal yang sangat signifikan.

Pertama, menimbulkan komputerisasi atau lazim disebut sebagai otomasi di bidang manajemen kearsipan.

Komputerisasi manajemen arsip dinamis, mungkin diterapkan terhadap beberapa subsistem, di antaranya:

1. Manajemen Formulir Elektronik.
2. Manajemen Korespondensi Elektronik dan Surat Elektronik.
3. Sistem Penyimpanan Arsip Aktif Elektronik.
4. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif Elektronik.
5. Sistem Penemuan Kembali dan Penyajian Informasi Arsip Elektronik.

Kedua, menciptakan apa yang disebut sebagai Arsip Elektronik (Electronik Records), sebagai keluaran fisik dari komputer. Arsip elektronik ini seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip terbaca mesin). Arsip Elektronik ini pada dasarnya juga harus dikelola di dalam suatu sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen arsip dinamis.