Arsip Elektronik

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.
Sedangkan keuntungan dari arsip elektronik adalah:
• Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
• Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
• Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
• Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
• Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
• Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.