Publikasi mengunakan Jasa rujukan

Publikasi perlu memperhatikan :
- kebijakan akses dan;
Para arsiparis harus mampu mengendalikan kebukaan arsip bagi kemaslahatan publik dalam artian bahwa berbagai tipe arsip, seperti arsip-arsip mengenai kemanan negara, hubungan luar negeri, informasi bisnis yang sangat rahasia, atau informasi personal, harusnya dibatasi atau dilarang pengaksesannya.

- penggunaan arsip
Pertama, semua user harus dianggap sama, tidak boleh membeda-bedakan. Kedua, dalam hal memenuhi kebutuhan user, utamakan dulu kepentingannya, tanpa melihat status user tersebut. Akan tetapi, arsiparis harus melakukan identifikasi terhadap user dalam hal-hal yang tidak diinginkan.

DESKRIPSI

Ada 4 (empat) unsur utama yang harus diperhatikan dalam deskripsi:
1. authorship,
2. jenis fisik,
3. judul unit, dan
4. struktur fisik unitnya.

Pendeskripsian arsip menggunakan 2 (dua) skema yang berbeda.
1. Skema asal-usul merupakan skema yang banyak dipilih. Di sini, para arsiparis mendeskripsikan seri arsip (record groups) menurut hierarkhi dan fungsi administratif. Para arsiparis menyusun alat bantu temu kembali (finding aid).
2. Principle of pertinence (berdasarkan subjek), namun secara hati-hati. Kadang-kadang, arsiparis membuat daftar rujukan maupun daftar lengkap tentang topik-topik khusus. Yang jelas, metode ini tidak dapat diterapkan ke dalam semua tempat simpan (repository).