ARSIP KONVENSIONAL DAN ARSIP MEDIA BARU

oleh Desy Selviana

Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan;
Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.
Kekurangan dan kelebihan Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru
Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :

- Jumlah arsip selalu bertambah,
- Investasi media penyimpanan
- Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas
- Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja
- Kertas mudah rusak
- Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.
Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :
- Tidak tergantung pada hubungan listrik.
- SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.
- Aman terhadap virus komputer
Kelebihan Arsip Media Baru, diantaranya
- Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
- Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.
- Pengoperasian sangat mudah.
- Tempatnya access control (password)
- Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus
- Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak
- Adanya fasilitas antivirus.
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
Kekurangan Arsip Media Baru, diantaranya
- Sangat tergantung pada hubungan listrik.
- SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
- Rentan terhadap virus komputer

KOMUNIKASI DAN ARSIP

Oleh Desy Selviana

Komunikasi
Kata komunikasi dari bahasa latin communication yang berarti ‘pemberitahuan’ atau ‘tukar pikiran’. Ada beberapa defenisi komunikasi daripara pakar, sebagai berikut :
- Komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa,mengatakan apa, dengan cara apa,kepada siapa dengan efek apa (Laswell);
- Komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan (Bovee);
- Komunikasi adalah proses sosial, dalam arti pelemparan pesan/lambang yang mana mau tidak mau akan menumbuhkan pengaruh pada semua proses dan berakibat pada bentuk perilaku manusia dan adat kebiasaan (William Albig).

Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Hubungan Komunikasi dan Arsip
Pengertian komunikasi dari Laswell yang menjadi pilihan bagaimana hubungan antara komunikasi dan arsip (Deskripsi Arsip) :
- Who, yakni berkenaan dengan siapa yang mengatakan;
Pada tahap pendeskripsian, who fungsinya sama dengan pencipta arsip (lembaga/organisasi/instansi/kelompok/perorangan) lengkap tanggal/bulan/tahun dan nomor pembuatan.
- Says What, yakni berkenaan dengan mengatakan apa;
Pada tahap pendeskripsian, Say What fungsinya sama dengan isi pesan/perihal.
- In Which Channel, yakni berkenaan dengan saluran apa;
Pada tahap pendeskripsian, In Which Channel fungsinya sama dengan media yang digunakan dalam penyampaian informasi (Kertas, mikro film, ataupun elektronik)
- To Whom, berkenaan dengan ditujukan kepada siapa;
Pada tahap pendeskripsian, To Whom fungsinya sama dengan penerima pesan ataupun pemberitahuan/informasi kepada pihak tertentu yang diistilahkan (tembusan/terusan/ laporan).
- With What Effect, yakni berkenaan dengan pengaruh apa;
Pada tahap pendeskripsian, With What Effect fungsinya sama dengan kelanjutan isi pesan/perihal (umpan balik dari penerima pesan, apakah perlu didesposisi ataupun hanya sekedar pemberitahuan.