Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awal untuk
mengenali sekaligus menentukan arsip-arsip mana yang dimiliki oleh suatu
organisasi yang dapat dikategorikan arsip vital, mengingat kualitas arsip akan
terus bertambah sejalan dengan semakin banyaknya aktivitas yang dilakukan oleh
organisasi. Dengan adanya kegiatan identifikasi arsip maka organisasi akan
semakin mudah memperoleh beberapa arsip yang dikategorikan vital, esensinya
sangat mutlak dan diperlukan demi kelangsungan organisasi.
Kegiatan
identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami
hal-hal berikut :
1.
Tugas dan fungsi organisasi melalui struktur organisasi
2.
Fungsi-fungsi operatif/substantif dan fasilitatif
3.
Kebijakan dan strategi organisasi
KLASIFIKASI ARSIP
Menurut Betty
R. Ricks (1992; 246) memberikan defenisi klasifikasi sebagai penggolongan arsip
berdasarkan kepentingan organisasi yang meliputi :
1. Arsip vital (vital records)
arsip kelas satu.
Arsip
vital adalah arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup
organisasi. Tanpa jenis arsip ini maka organisasi tidak dapat beroperasi dengan
baik dan lancar. Kehilangan atau kemusnahan arsip vital akan dapat menghentikan
kegiatan organisasi. Arsip vital yang dimiliki organisasi berbeda-beda karena
tujuan organisasi yang berbeda pula. Penyimpanan terhadap arsip vital tentunya
memerlukan perhatian ekstra, tidak sekadar suatu tempat yang aman dari bahaya
ataupun bencana, tetapi juga akses informasi arsipnya hanya dapat dilakukan
oleh pihak-pihak tertentu yang memiliki kewenangan untuk mengaksesnya.Contohnya
surat keputusan berdirinya suatu organisasi, perjanjian kerjasama, kontrak
jangkah panjang, daftar pemegang saham, hak cipta paten, surat-surat utang
piutang, dan sejenisnya.
2. Arsip penting (important
records)/arsip kelas dua.
Arsip
penting adalah arsip dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan
organisasi ataupun untuk menyelesaikan berbagai masalah. Jika rusak atau
hilang, arsip ini dapat digantikan dengan cara duplikasi. Arsip-arsip ini
meliputi arsip yang diperlukan untuk mendukung atau mencegah tindakan hukum.
Dengan kata lain, arsip penting masih punya kesempatan untuk merekontruksi data
dari arsip untuk melengkapi atau memperoleh kembali arsip yang masih tersedia.
Namun, tindakan ini tentunya memerlukan pertimbangan biaya dan waktu. Arsip
penting umumnya banyak berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari.Contohnya
surat perintah, laporan keuangan, bukti pembayaran, catatan produksi, daftar
gaji, inventaris, dan sejenisnya.
3. Arsip berguna/bermanfaat
(useful records))/arsip kelas tiga.
Arsip
berguna atau bermanfaat adalah arsip dinamis yang diperlukan agar kegiatan
organisasi tidak terganggu. Arsip jenis ini jika hilang akan menyebabkan
terjadinya gangguan bagi organisasi dari sumber lain dan tidak terpaku pada
tempatnya. Dengan kata lain, arsip ini kegunaannya bersifat sementara, hanya
berguna jika informasi ingin diketahui, dan cara penyimpanannya tidak
memerlukan persyaratan khusus.Contohnya
arsip-arsip korespondensi, bukti referensi bagi organisasi, dan sejenisnya.
4. Arsip yang tidak berguna (non essential records/arsip kelas
tiga.
Arsip
dinamis yang tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi atau arsip yang
sudah tidak ditindaklanjuti bukan lagi menjadi berkas kerja. Informasi arsipnya
sudah diketahui oleh umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara
khusus terutama dalam penyimpanan arsipnya. Arsip ini bahkan selanjutnya dapat
dimusnahkan karena tidak lagi memiliki kegunaan dari satu unit kerja atau
bahkan oleh organisasi. Contohnya
surat permintaan yang telah ditindaklanjuti, pengumuman yang sudah
dilaksanakan, ucapan terima kasih, dan sebagainya.
