Minggu, 01 Desember 2013

Publikasi mengunakan Jasa rujukan


Publikasi perlu memperhatikan :
- kebijakan akses dan;
Para arsiparis harus mampu mengendalikan kebukaan arsip bagi kemaslahatan publik dalam artian bahwa berbagai tipe arsip, seperti arsip-arsip mengenai kemanan negara, hubungan luar negeri, informasi bisnis yang sangat rahasia, atau informasi personal, harusnya dibatasi atau dilarang pengaksesannya.

- penggunaan arsip
Pertama, semua user harus dianggap sama, tidak boleh membeda-bedakan. Kedua, dalam hal memenuhi kebutuhan user, utamakan dulu kepentingannya, tanpa melihat status user tersebut. Akan tetapi, arsiparis harus melakukan identifikasi terhadap user dalam hal-hal yang tidak diinginkan.

DESKRIPSI

Ada 4 (empat) unsur utama yang harus diperhatikan dalam deskripsi:
1. authorship,
2. jenis fisik,
3. judul unit, dan
4. struktur fisik unitnya.

Pendeskripsian arsip menggunakan 2 (dua) skema yang berbeda.
1. Skema asal-usul merupakan skema yang banyak dipilih. Di sini, para arsiparis mendeskripsikan seri arsip (record groups) menurut hierarkhi dan fungsi administratif. Para arsiparis menyusun alat bantu temu kembali (finding aid).
2. Principle of pertinence (berdasarkan subjek), namun secara hati-hati. Kadang-kadang, arsiparis membuat daftar rujukan maupun daftar lengkap tentang topik-topik khusus. Yang jelas, metode ini tidak dapat diterapkan ke dalam semua tempat simpan (repository).

PENATAAN

Prinsip penataan arsip statis sangat berbeda dengan prinsip tata arsip dinamis (recordkeeping), khususnya karena para arsiparis menata arsip-arsip dinamis dari berbagai unit pencipta. Prinsip yang seharusnya, adalah dikelompokkan dalam menurut unit/lembaga penciptanya atau dikelompokkan berdasarkan asal-ususl (provenance).

Problem penataan arsip statis.
Pertama, mereka harus menentukan apa yang disebut records
Kedua, mereka harus menentukan bagaimana membagi-bagi arsip dari berbagai lembaga
Ketiga, mereka harus memutuskan bagaimana menata records groups.
Terakhir, mereka harus memutuskan bagaimana menata arsip di dalam record groups.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengatasi problem tersebut sebagai berikut : (1) arsip harus disimpan terpisah menurut instansinya, (2) khasanah arsip harus dibagi ke dalam unit atau grup, (3) arsip harus dipertahankan aturan aslinya seperti dalam keadaan di unit penciptanya, dan (4) arsip yang sedang digunakan untuk tujuan informasional harus ditata sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi kebutuhan para peneliti.

PRESERVASI ARSIP

Adanya dua macam ancaman terhadap arsip dinamis, baik ancaman internal maupun eksternal (lingkungan). Fasilitas-fasilitas yang baik/mendukung sangatlah diperlukan oleh arsip dalam mengeliminasi ancaman eksternal. Arsip juga seringkali mudah terkena ancaman berupa materi intrinsik di dalamnya. Cara preservasi arsip kertas yang disarankan adalah laminasi arsip.

NILAI GUNA ARSIP

Dalam menentukan nilai guna sekunder arsip. Nilai guna kebuktian mengacu pada bukti akan fungsi dokumen pemerintah yang menghasilkan arsip dinamisnya. Ada tiga pengujian untuk menentukan nilai guna kebuktian:
1. struktur organisasi,
2. fungsi yang dijalankan oleh instansi, serta
3. aktivitas/kegiatan yang dilakukan oleh instansi tersebut.

Arsip dinamis yang paling penting biasanya berasal dari pucuk hierarkhi instansi. Ada empat jenis arsip dinamis yang seharusnya dianalisis nilai guna kebuktiannya, yaitu:
1. arsip-arsip dinamis menyangkut kebijakan,
2. arsip dinamis operasional, arsip dinamis rumah tangga, serta
3. publikasi.

Sementara itu, nilai guna informasional mengacu pada arsip-arsip dinamis yang berisi informasi mengenai orang/persona, korporasi/organisasi, kejadian/kegiatan, dan masalah. Ketika menilai arsip untuk menentukan nilai guna informasional, arsiparis tidak selalu terikat dengan prinsip asal-usulnya (principle of provenance). Pada dasarnya, penilaian arsip berarti arsiparis harus mempertimbangkan kebutuhan para periset, arsip-arsip apa saja yang sekiranya berguna bagi mereka. Para arsiparis harus dididik dengan ilmu sejarah. Ketika para arsiparis menemukan jenis informasi tertentu dalam suatu arsip yang dianggap lain daripada yang lain, mereka harus berkonsultasi dengan ilmuwan yang membidanginya.

MANAJEMEN ARSIP STATIS

Kondisi manajemen arsip statis yang mengalami berbagai kesulitan, khususnya berkenaan dengan identifikasi arsip modern yang terdiri dari berbagai format. Kegiatan-kegiatan terkait dengan manajemen arsip statis ke dalam empat bagian:
1. kegiatan disposisi,
2. kegiatan preservasi dan penataan,
3. kegiatan deskripsi dan publikasi, serta
4. kegiatan jasa rujukan.
Para arsiparis harus mengerti prinsip-prinsip kearsipan, namun juga sebaiknya memiliki latar belakang ilmu lainnya sebaga nilai tambah yang dapat mendukung kearsipan.

PRINSIP DAN TEKNIK ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis (records) untuk menjadi archives harus memenuhi tiga syarat. Pertama, harus "diciptakan atau terakumulasi untuk memenuhi tujuan tertentu." Kedua, harus "disimpan karena alasan lainnya ." ketiga “bertanggung jawab untuk membuktikan alih medianya atau legalitasnya”.

Seorang arsiparis harus bekerja sama dengan records manager atau officers. Arsiparis gabungan records manager dan archivist. Pekerjaan records manager juga menerima, mendeskripsikan, dan menyediakan arsipnya yang berasal dari unit penciptanya. Arsiparis seharusnya selalu berdiskusi dengan records manager bagaimana menata arsipnya. Dua profesi ini memiliki peran yang berbeda terkait dengan nilai guna primer dan sekunder arsip-arsipnya. Records manager menentukan nilai guna primer sementara arsiparis menentukan nilai guna sekunder, meskipun sebenarnya arsiparis menerima estafet lebih dulu dari records manager.

Arsip dinamis jumlahnya selalu bertambah tiap tahunnya dan semakin kompleks. Jenis arsip dinamis yang paling sulit dikelola adalah arsip-arsip dinamis yang paling penting. Arsip-arsip dinamis yang berkenaan dengan asal-ususl, kebijakan, dan prosedur harus mendapatkan perhatian khusus. Setiap instansi pemerintah seharusnya menyediakan seorang staf yang berkaitan dengan tata arsip dinamis yang akan bekerja sama dengan seorang arsiparis untuk menentukan arsip-arsip dinamis yang mengandung nilai guna berkelanjutan. Arsip-arsip dinamis akan selalu mengalami fase-fase tertentu, fase aktif ketika di unit pencipta, inaktif/non-aktif ketika di pusat arsip (dinamis)/unit kearsipan, sampai akhirnya ke arsip statis (archives).

PERBEDAAN ANTARA ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

Pertama. keduanya berbeda dalam koleksinya/khasanahnya (holdings). Cara tiba koleksi arsip dan perpustakaan sangat berbeda. Perpustakaan dan arsip juga berbeda dalam metodenya.
Kedua lembaga ini berbeda dalam menilai, menyeleksi, menata, dan mendeskripsikan materi-materinya. Akan tetapi, keduanya juga saling memberi manfaat.

Theodore R. Schellenberg "Teori Penilaian Arsip" dan Sir Hilary Jenkinson “Pencipta Arsip (administrator)”

Konsep kearsipan modern seperti nilai guna arsip, penilaian arsip maupun daur hidup arsip adalah Theodore R. Schellenberg. Schellenberg merupakan tokoh kearsipan modern abad XX dari Amerika yang gagasan-gagasannya sampai sekarang masih dijadikan rujukan utama bidang kearsipan. Dia merupakan tokoh yang mewarnai dinamika wacana kearsipan abad modern, khususnya setelah Perang Dunia (PD) II. Gagasannya yang terkenal adalah perlunya seorang arsiparis untuk menilai arsip (appraisal), suatu konsep baru yang belum pernah ada dalam dunia kearsipan sebelumnya.

Oleh masyarakat arsip Amerika, Schellenberg dianggap sebagai "Bapak Teori Penilaian Arsip". Sebelum gagasan Schellenberg mengemuka di Amerika, wacana kearsipan yang mewarnai pada saat itu adalah teori kearsipan ala Eropa, dengan konsep terkenalnya respect des fonds. Selanjutnya, tokoh yang mengemuka sebelum Schellenberg adalah Sir Hilary Jenkinson, seorang arsiparis dari Inggris. Jenkinson terkenal dengan bukunya yang berjudul Manual of Archive Administration. Menurut Jenkinson, arsip merupakan bukti transaksi organisasi yang keberadaannya tidak boleh "diintervensi." Bagi Jenkinson, penilaian arsip, sebagaimana yang kelak diperkenalkan oleh Schellenberg, merupakan tindakan yang tidak diperbolehkan dalam kearsipan karena dianggap telah merusak "bukti" transaksi dan konteks penciptaan arsip itu sendiri. Kredo terkenal yang dikemukakan Jenkinson, adalah "sanctity of evidence". Dari sini, dapat disimpulkan bahwa Jenkinson lebih menitikberatkan pada pencipta arsip (administrator), atau kalau perkembangan terkini adalah records management dan tidak memberi tempat sedikitpun pihak di luar administrator untuk "intervensi" arsip.

Lain Jenkinson, lain juga Schellenberg. Gagasan Schellenberg lahir bersamaan dengan suasana PD II yang ditandai dengan "banjir arsip" dari berbagai medium. Oleh karena itu, "solusi terbaik" dalam menangani arsip adalah bagaimana arsip-arsip tersebut dikurangi. Tentu saja, pengurangan arsip berarti ada juga penyelamatan arsip. Arsip-arsip yang bernilai guna saja yang dipertahankan di dalam arsip. Schellenberg membagi nilai guna arsip menjadi nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer terkait dengan nilai guna yang masih diperlukan oleh unit pencipta (dalam mileu-nya Jenkinson berarti administrator), sementara nilai guna sekunder merupakan nilai guna di luar kebutuhan unit pencipta. Nilai guna sekunder ini dibagi lagi menjadi nilai guna kebuktian dan informasional.

Dalam perjalanan berikutnya, ternyata Schellenberg dalam menggeluti kearsipan lebih condong pada nilai guna sekunder ini. Konsekuensi dalam dunia kearsipan di Amerika selanjutnya adalah, adanya pemisahan profesi yang sangat kuat antara records manager (pengelola arsip dinamis) dan archivist (pengelola arsip statis). Oleh beberapa kalangan, gagasan Schellenberg di satu sisi memberikan kontribusi besar dalam perkembangan penelitian para sejarawan karena begitu getolnya dia menjembatani antara arsip (khususnya arsip statis) dan riset (khususnya kesejarahan). Konon, ide-ide Schellenberg yang lebih condong pada archivist daripada records manager tersebut karena terpengaruh pada ilmu sejarah dan ilmu perpustakaan. Schellenberg sendiri bergelar Ph.D dalam bidang sejarah. Menurut Schellenberg, pelatihan mendasar yang paling baik yang harus dimiliki oleh seorang arsiparis adalah sejarah, setelah itu kepustakawanan.

FORUM KOMUNIKASI MASYARAKAT SADAR ARSIP SE SULAWESI SELATAN HOTEL SARISON, 11 -12 JUNI 2013 (CATATAN HARI PERTAMA)

Oleh Desy Selviana

Forum Komunikasi Sadar Arsip (FKSA) telah dilaksanakan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan yang dihadiri oleh arsiparis dari kab/kota sebanyak 75 orang.

Materi Forum Kearsipan yang di sampaikan oleh Bapak Drs. H. Andi Ahmad Saransi, M. Si (Kabid. Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan BPAD Prov. Sul-Sel) pada acara FKSA menyampaikan meteri Forum Kearsipan Defenisi mengenai Defenisi terbentuknya organisasi; Organisasi Kearsipan AAI (Asosiasi Arsip Indonesia); Forum Kearsipan; dan LSM Kearsiipan; Pengertian Kearipan dan dampak defenisi menurut Scelenberg dan Sir Jekinson; Kearsipan menurut paradikma lama dan paradigma baru; 4 (empat) Filar Tertin Arsip; Defenisi Forum Kearsipan; Tujuan dan Fungsi Forum Kearsipan; Keangotaan dan Syarat Forum Kearsipan.

Tanggapan peserta dan solusi yang disampaikan oleh Bapak Drs. H. Andi Ahmad Saransi, M. Si, yakni Perbedaan antara Forum Kearsipan dan LSM, Forum kearsipan : ada visi dan misi bersama, dapat menakomodir/menghimpun orang-orang (siapapun) yang sadar/peduli mengenai arsip (peminat/pencinta kearsipan), sedangkan LSM : mengontrol/mensupervisi lembaga/SKPD serta memberikan teguran arsip tidak tertata dengan baik/manajemen kearsipannya tidak teratur; Penyebab kearsipan menjadi kacau/tidak teratur di sebabkan oleh kurangnya implementasi regulasi kearsipan jadi setiap SKPD diharuskan mempunyai unit kearsipan, terbatasnya dana, sumber daya manusia masih kurang baik kualitas maupun kuantitasnya, perhatian pimpinan masih kurang; serta Dampak kearsipan menurut paradigma lama dan paradigma baru; Arsip Nasional RI mengurus arsip statis, Depdagri mengurus arsip dinamis.

Materi Peranan Pemerintah Daerah dalam Membangun Budaya Arsip yang di sampaikan oleh Bapak Drs. Yulianto, M. Si. mengenai Undang-undang Republik Indonesia Nomor : 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; Peran serta masyarakat dalam kearsipan; Peran serta masyarakat dalam penyediaan sumber daya pendukung kearsipan; Pengertian Sadar Arsip; Sadar akan pentingnya Arsip; Penyebab terjadinya kekeliruan penyelenggara kearsipan di instansi/lembaga; Wajah kearsipan khusunya informasi pasca kemerdekaan sulit ditemukan; 4 (empat) Komponen yang dapat berperan dalam mewujudkan sadar arsip; Cara menumbuhkan sadar arsip dimulai dari keluarga.

Sedangkan tanggapan peserta dan solusi yang disampaikan oleh Bapak Drs. Yulianto, M. Si, yakni Arsip bukan hanya merupakan sejarah atau barang disimpang. Arsip bukan sekedar salah satu barang sejarah yang hanya disimpan lantas hanya diperlukan ketika pameran-pameran atau penelitian. Membuka arsip, tidak sekedar membaca sejarah atau masa yang telah lewat, tapi juga berupaya meraba masa depan. Arsip dapat menjadi peta atau panduan dalam memutuskan berbagai kebijakan organisasi karena dapat menghindari atau mengulang kesalahan atau kebijakan yang keliru atau mungkin belum sempat terlaksana padahal punya manfaat yang besar bagi manajemen organisasi; Bidang kearsipan tidak langsung menjawab kebutuhan masyarakat. Bidang kearsipan bukannya tidak peduli dengan persoalan-persoalan masyarakat tapi erat kaitannya dengan masalah kebijakan/regulasi. Jika kebijakan-kebijakan yang dihasilkan tidak menimbulkan masalah, sangat mungkin pembuat kebijakan itu cerdas dalam membaca dan mengelola sistem kearsipannya.

Catatan hari pertama Forum Komunikasi Sadar Arsip (FKSA): Forum kearsipan dapat meningkatkan partisipasi dan keberdayaan pengguna arsip; wadah penyalur kegiatan; wadah pembinaan dan pengembangan kearsipan serta sebagai sarana penyalur aspirasi anggota. Gerakan sadar arsip selayaknya dikumandangkan dan diwujudkan, sehingga penyelamatan serta melestarikan arsip terus dioptimalkan sehingga dalam penelusuran arsip tidak perlu lagi mencari ketempat lain. Publikasi Kearsipan yang berkenaan dengan kebijakan akses dan penggunaan arsip.