Jumat, 20 Januari 2012

JENIS ARSIP DAN JENIS DOKUMEN ???

Jenis-jenis Arsip
• Menurut Fungsinya
1. Arsip dinamis (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
- Arsip Aktif (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;
- Arsip In Aktif (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah mengalami penurungan.
2. Arsip Statis (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R. I. Dan/atau lembaga kearsipan.

• Menurut Tempat Penyimpanannya
1. Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
2. Arsip Unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus.

• Menurut Bendanya
1. Arsip Primer adalah arsip yang asli, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya;
2. Arsip Sekunder adalah arsip berupa tindasan, fotocopi, salinan atau microfilm.

• Menurut Lamanya Penyimpanan
1. Arsip Abadi adalah arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi seperti sejarah dan lain-lain;
2. Arsip tidak adalah arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada waktu itu saja.

Jenis-Jenis Dokumen
• Menurut Bungin (2008; 123); dokumen pribadi dan dokumen resmi.
1. Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Berupa buku harian, surat pribadi, & otobiografi.
2. Dokumen Resmi terbagi dua: pertama intern; memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk kalangan sendiri, laporan rapat, keputusan pimpinan, konvensi; kedua ekstern; majalah, buletin, berita yang disiarkan ke mass media, pemberitahuan. (termasuk dalam klasifikasi di atas, pendapat lexy Moleong dan Nasution)

• Menurut Sugiyono (2005; 82), berbentuk tulisan, gambar, dan karya
1. Bentuk tulisan, seperti; catatan harian, life histories, ceritera, biografi, peraturan, kebijakan, dan lainnya.
2. Bentuk gambar, seperti; foto, gambar hidup, sketsa, dan lainnya.
3. Bentuk karya, seperti; karya seni berupa gambar, patung, film, dan lainnya.

• Menurut E. Kosim (1988; 33) jika diasumsikan dokumen itu merupakan sumber data tertulis, maka terbagi dalam dua kategori yaitu sumber resmi dan tak resmi
1. Sumber resmi merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh lembaga/perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber resmi formal dan sumber resmi informal.
2. Sumber tidak resmi, merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak resmi formal dan sumber tak resmi informal.

PENGERTIAN ARSIP DAN DOKUMEN ???

Arsip
Arsip berasal dari kata Archeion ( Bahasa Yunani ) dan Archivum ( Bahasa Latin ) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan dikantor tersebut, yang semula diterapkan pada records / rekaman pemerintah (arsip )
Sumber : Materi Pokok Pengantar Kearsipan ; 1 – 6, PUST 2252 / 2 sks /
Sulistyo-Basuki .- - Jakarta : Universitas Terbuka, Depdikbud,1996

Dalam Bahasa Inggris Arsip disebut Archives, yang memiliki makna : Public records ; the place where public records and document are stored. ( Webster’s World University Dictionary / C. Ralph Taylor .- - Washington,D.C : Publisher Company, INC, 1965

Sedangkan dalam Bahasa Belanda Arsip disebut Archief, yang berarti kumpulan tersusun daripada bahan berupa tulisan tangan, piagam, daftar, surat, dll, yang berhubungan dengan sejarah / perkembangan suatu negara, daerah / kota, lembaga, perhimpunan / keluarga.
Sumber : Ensiklopedi Umum / Prof. Mr.A.G Prianggodigdo & Hasan Shadaly .- - Yogyakarta : Kanisius, 1973

Menurut Ensiklopedi Administrasi, terdapat dua pengertian Arsip, yaitu : Pertama, Suatu instansi tempat menyimpan warkat – warkat dari suatu organisasi secara tertib. Kedua, Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan / badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan. ( Ensiklopedi Administrasi / Drs. Theliang Gie,dkk.- - Jakarta : CV Haji Masagung, 1989 )

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip diartikan sebagai dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. ( KBBI / Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa .- - Jakarta : Balai Pustaka, 1988 )

DOKUMEN
Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.

G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997; 104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007;216-217) menjelaskan istilah dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi dari record adalah setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang / lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Sedangkan menurut Robert C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005; 82) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.
Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya bahwa dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.

AUTENTIKASI ARSIP STATIS

Autentikasi adalah suatu langkah untuk menentukan atau mengonfirmasi bahwa seseorang (atau sesuatu) adalah autentik atau asli. Melakukan autentikasi terhadap sebuah objek adalah melakukan konfirmasi terhadap kebenarannya. Sedangkan melakukan autentikasi terhadap seseorang biasanya adalah untuk memverifikasi identitasnya. Pada suatu sistem komputer, autentikasi biasanya terjadi pada saat login atau permintaan akses.

autentikasi arsip statis” adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa arsip statis yang bersangkutan adalah asli atau sesuai dengan aslinya.

Autentikasi Arsip Statis
• Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain.
• Autentikasi arsip statis dapat dilakukan oleh lembaga kearsipan.
• Ketentuan mengenai autentisitas arsip statis yang tercipta secara elektronik dan/atau hasil alih harus dapat dibuktikan dengan persyaratan yang diatur dengan peraturan pemerintah.
• “dukungan pembuktian” melalui penelusuran dan pengungkapan serta pengujian terhadap arsip yang akan diautentikasi.
• Untuk mendukung kapabilitas, kompetensi, serta kemandirian dan integritasnya dalam melakukan fungsi dan tugas penetapan autentisitas suatu arsip statis, lembaga kearsipan harus didukung peralatan dan teknologi yang memadai dan berkoordinasi dengan
dengan instansi yang mempunyai kemampuan dan kompetensi.
• Lembaga kearsipan harus menjaga netralitasnya dalam penetapan autentisitas dan tidak menyandarkan pembuktian pada instansi dan/atau pihak yang mempunyai kepentingan tertentu yang dapat menciderai kualitas pembuktian.

Minggu, 15 Januari 2012

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip

Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
- andal;
- sistematis;
- utuh;
- menyeluruh; dan
- sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
b.Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
- penciptaan arsip;
- penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan
- penyusutan arsip.
c. Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
d. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
e. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

Penciptaan Arsip Dinamis
- Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
- Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
- Pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

Penggunaan Arsip Dinamis
- Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
- Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, dan BUMN dan/atau BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan 2 (dua) kategori, yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
- Pencipta arsip wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.

Syarat dan Ketentuan Khusus Akses Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alasan apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
- menghambat proses penegakan hukum;
- mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
- membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
- mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
- merugikan ketahanan ekonomi nasional;
- merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
- mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
- mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
- mengungkap memorandum atau suratsurat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
b. Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup
c. Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.

Pemeliharaan Arsip Dinamis
a. Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip.
b. Pemeliharaan arsip dinamis sesuai dengan standar pemeliharaan arsip.

Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.
b.Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA (jadwal retensi arsip) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Jadwal Retensi Arsip.
a. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.
b. JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

Penyusutan arsip meliputi:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh pimpinan pencipta arsip;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Pemusnahan Arsip
a. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b dilakukan terhadap arsip yang:
- tidak memiliki nilai guna;
- telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
- tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
- tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
b. Pemusnahan wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.
c. Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.

Sabtu, 14 Januari 2012

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Pengertian Arsip Statis
Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilaiguna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional R.I. dan/atau lembaga kearsipan. (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Tujuan Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.

Akuisisi Arsip Statis
a. arsip statis yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
b. Lembaga kearsipan wajib membuat DPA dan mengumumkannya kepada publik.
c. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA.
d. Lembaga kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
e. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.

Pengolahan Arsip Statis
a. Pengolahan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
b. Pengolahan arsip statis berdasarkan standar deskripsi arsip statis.

Preservasi Arsip Statis
a.Preservasi arsip statis dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.
b.Preservasi arsip statis dilakukan secara preventif dan kuratif.

Akses Arsip Statis
a. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis kepentingan pengguna arsip.
b. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
c. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan yang ditetapkan oleh ANRI serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Syarat dan ketentuan khusus Akses Arsip Statis
a. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum.
b. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
c. Arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala ANRI atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
d. Arsip statis dapat dinyatakan tertutup apabila memenuhi syarat-syarat yang diatur dalam ketentuan peraturan perundang-undangan.
e. Lembaga kearsipan memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih tertutup dengan pertimbangan:
- tidak menghambat proses penegakan hukum;
- tidak mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
- tidak membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
- tidak mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
- tidak merugikan ketahanan ekonomi nasional;
- tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
- tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
- tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
- tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
f. Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan, arsip dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan
g. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan sesuai dengan tingkatan dan dilaporkan kepada dewan perwakilan rakyat sesuai dengan tingkatannya.
h. Penetapan arsip statis menjadi tertutup dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang menguasai sebelumnya.
i. Penetapan keterbukaan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan berlaku sejak arsip statis diterima oleh lembaga kearsipan.