Senin, 12 Desember 2011

Prof. Dr. Raden Ngabehi Poerbatjarakan

Pengarang:
Dick Van der Meij
Prof. Dr. Raden Ngabehi Poerbatjarakan adalah orang Jawa yang terjun ke dalam ilmu pengetahuan bahasa dan sastra Jawa. Menurut buku Tokoh Cendekiawan dan Kebudayaan, karya Poerbatjaraka berupa buku dan artikel mencapai 79 judul. Poerbatjarakan sering menulis dalam bahasa Belanda sehingga dari penggunaan bahasa Belandanya dapat dilihat sikapnya terhadap apa yang sedang ditelitinya serta penilitian tentang hasil penelitian rekan sebidangnya. Kekurangan Poerbatjarakan dalam memahami dunia teks dan naskah mungkin terletak pada ketidakpeduliannya terhadap asal usul perkembangan dan tradisi teks lewat naskah dan juga lemahnya dalam mencari penjelasan kenapa naskah yang dibahasnya semua berbeda dari isinya.

Rabu, 07 Desember 2011

Arsip dan Perpustakaan

oleh Desy Selviana

Fungsi Penyelenggara Kearsipan dan Perpustakaan
Penyelenggara Kearsipan berfungsi (Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 3 Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan Kearsipan Daerah):
1. Sebagai sumber informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah;
2. Sebagai sumber informasi, barang bukti, bahan penelitiandan/atau obyek penelitian dalam pengembangan ilmu pengetahuan, tehnologi dan social budaya.
Perpustakaan (Keppres Nomor 11 Tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional RI):
Salah satu sarana pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi, ilmu pengetahuan, tehnologi dan kebudayaan dalam rangka mencedaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional.

Pengertian Arsiparis dan Pustakawan
Arsiparis adalah Jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.
Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan fasilitas layanan perpustakaan.

Persamaan Ilmu Kearsipan dan Ilmu Perpustakaan
1. Definisi ilmu kearsipan dan ilmu perpustakaan sebagai suatu ilmu yang mempelajari masalah-masalah informasi, serta manajemen keteraturan informasi itu sendiri, serta mempelajari upaya-upaya penegakan pedoman-pedoman dan peraturannya, serta mempelajari teknik-teknik penelusuran/penemuan kembali informasi.
2. Ilmu kearsipan dan ilmu perpustakaan dan informasi adalah ilmu terapan, metodologi dengan pendekatan multibidang (pengetahuan administrasi, khususnya organisasi dan manajemen, psikologi dan psikologis, dan filsafat khususnya mengenai epistemology) selain dari pendekatan liniernya.
3. Arsiparis (fungsional arsip) dan Pustakawan (fungsional perpustakaan) melakukan fungsinya sebagai penyedia informasi, yang bertanggung jawab khusus untuk menjaga keteraturan informasi dan pemenuhan kebutuhan informasi pada instansi pemerintah.
4. Ilmu kearsipan dan Ilmu Perpustakaan memenuhi syarat-syarat sebagai Ilmu Pengetahuan, syarat-syarat tersebut adalah:
- Komuniti ilmiah, yaitu sekumpulan ahli dalam bidang tersebut dan saling berkomunikasi. Komuniti ilmiah berupa asosiasi atau perkumpulan profesi.
- Paradigma, yang menjadi acuan dan membedakannya dengan paradigma bidang kajian lain.
- Jurnal ilmiah, tempat dimana alumni dan ahli dapat saling mengkomunikasikan hasil-hasil kajian ilmiahnya.

ARSIP KONVENSIONAL DAN ARSIP MEDIA BARU

oleh Desy Selviana

Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan;
Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.
Kekurangan dan kelebihan Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru
Kekurangan Arsip Konvensional, diantaranya :

- Jumlah arsip selalu bertambah,
- Investasi media penyimpanan
- Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas
- Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja
- Kertas mudah rusak
- Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.
Kelebihan Arsip Konvensional, diantaranya :
- Tidak tergantung pada hubungan listrik.
- SDM tidak harus mampu mengoperasikan komputer.
- Aman terhadap virus komputer
Kelebihan Arsip Media Baru, diantaranya
- Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
- Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.
- Pengoperasian sangat mudah.
- Tempatnya access control (password)
- Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus
- Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak
- Adanya fasilitas antivirus.
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
Kekurangan Arsip Media Baru, diantaranya
- Sangat tergantung pada hubungan listrik.
- SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
- Rentan terhadap virus komputer

KOMUNIKASI DAN ARSIP

Oleh Desy Selviana

Komunikasi
Kata komunikasi dari bahasa latin communication yang berarti ‘pemberitahuan’ atau ‘tukar pikiran’. Ada beberapa defenisi komunikasi daripara pakar, sebagai berikut :
- Komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa,mengatakan apa, dengan cara apa,kepada siapa dengan efek apa (Laswell);
- Komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan (Bovee);
- Komunikasi adalah proses sosial, dalam arti pelemparan pesan/lambang yang mana mau tidak mau akan menumbuhkan pengaruh pada semua proses dan berakibat pada bentuk perilaku manusia dan adat kebiasaan (William Albig).

Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Hubungan Komunikasi dan Arsip
Pengertian komunikasi dari Laswell yang menjadi pilihan bagaimana hubungan antara komunikasi dan arsip (Deskripsi Arsip) :
- Who, yakni berkenaan dengan siapa yang mengatakan;
Pada tahap pendeskripsian, who fungsinya sama dengan pencipta arsip (lembaga/organisasi/instansi/kelompok/perorangan) lengkap tanggal/bulan/tahun dan nomor pembuatan.
- Says What, yakni berkenaan dengan mengatakan apa;
Pada tahap pendeskripsian, Say What fungsinya sama dengan isi pesan/perihal.
- In Which Channel, yakni berkenaan dengan saluran apa;
Pada tahap pendeskripsian, In Which Channel fungsinya sama dengan media yang digunakan dalam penyampaian informasi (Kertas, mikro film, ataupun elektronik)
- To Whom, berkenaan dengan ditujukan kepada siapa;
Pada tahap pendeskripsian, To Whom fungsinya sama dengan penerima pesan ataupun pemberitahuan/informasi kepada pihak tertentu yang diistilahkan (tembusan/terusan/ laporan).
- With What Effect, yakni berkenaan dengan pengaruh apa;
Pada tahap pendeskripsian, With What Effect fungsinya sama dengan kelanjutan isi pesan/perihal (umpan balik dari penerima pesan, apakah perlu didesposisi ataupun hanya sekedar pemberitahuan.