Selasa, 19 Juli 2011

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA RUANG BACA UMUM BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DI BPAD PROVINSI SULAWESI SELATAN

Oleh: Desy Selviana

I. LATAR BELAKANG
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded information) memiliki fungsi dalam menunjang proses kegiatan administrasi organisasi. Di samping itu arsip dapat dimanfaatkan oleh lembaga dan instansi pemerintah serta masyarakat untuk keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset dan pembuktian (documenter). Karena mempunyai kegunaan maka arsip harus disimpan secara sistematis. Demikian pula halnya dengan perpustakaan dengan koleksi pustakanya sebagai sumber informasi bagi masyarakat.
Informasi telah menjadi kebutuhan mutlak dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan sangat cepat. Informasi saat sekarang merupakan sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value and a cost of production). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjual belikan. Di samping itu proses pengelolaan yang tepat, dan penemuan kembali informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki nilai kuantitatif yang dapat diukur secara ekonomi.
Informasi adalah hasil dari kegiatan administrasi dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dari organisasi. Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi.

II. PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA RUANG BACA UMUM

Teknologi Informasi
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global. Dari pengertian teknologi dan informasi tersebut, maka dapat dikatakan bahwa teknologi informasi adalah cara menggunakan peralatan atau metode kerja yang lebih canggih dengan menyajikan data-data yang telah diolah dan siap digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka kelancaran organisasi secara keseluruhan.

Ruang Baca Umum
Ruang baca umum adalah ruangan yang dipergunakan oleh pengguna/ pengunjung perpustakaan untuk membaca bahan perpustakaan yang diperlukan. Ruang baca pada umumnya dekat dengan koleksi atau ruang koleksi dan ruang baca digabungkan dalam satu ruangan.
Ragam layanan yang ada pada uang baca umum BPAD Provinsi Sulawesi Selatan adalah :
1. Penelusuran/pencaran koleksi via katalog online
2. Menggunakan semua kolekasi dengan membacanya di tempat
3. Fotokopi koleksi
4. Reference Interview (diskusi antar pengguna dengan fungsional seputar koleksi yang diperlukan pengguna)

III. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis secara garis besar terdiri dari :
- Arsip aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Karena arsip aktif ini merupakan salah satu bagian penting dari fungsi pengambilan keputusan, maka informasinya perlu selalu tersedia.
- Aktif in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah mengalami penurunan.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nila guna kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan permanen setelah diverifikasi baik secara langsung oleh Arsip Nasional RI dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.

IV. PEMBAHASAN

Teknologi informasi telah berperan penting dengan ditandai munculnya Electronic Document (e-doc) atau Arsip Digital yang merupakan bagian dari arsip media baru. Electronic document (e-doc) atau Arsip Digital adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog maupun digital yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik lain. Informasi yang dimaksud tersebut bisa berupa tulisan, suara, gambar, foto, atau perforasi yang memiliki suatu makna tertentu.
Pengelolaan arsip dinamis (aktif) koleksi layanan umum/perpustakaan berbasis teknologi informasi adalah dengan menggunakan OPAC (Online Public Access Catalog). Pengelolaan koleksi ruang baca umum dengan menggunakan OPAC merupakan salah satu cara temu balik/penelusuran informasi bagi pemustakan (pengguna/pemakai perpustakaan) maupun bagi fungsional pada ruang baca umum.

A. Prosedur/Tata Cara Pengelolaan dan Penelusuran Informasi

Prosedur/tata cara pengelolaan dan penelusuran informasi pada BPAD Provinsi Sulawesi Selatan khususnya pada ruang baca umum adalah sebagai berikut :
1. Pengelolaan dan penelusuran informasi pada koleksi layanan umum
Mendiskripsikan informasi buku (mengkatalog):
a. Mendiskripsi informasi Buku (mengkatalog buku )pada ruang baca umum meliputi Nomor ISBN, Sumber Pengkatalokan (SNPDMKS/Standar Nasional Pengimputan Daerah Makassar), Kode Bahasa, Nomor DDC, Nomor Rak, Judul Buku, Entri Nama (Pengarang, Editor, Penerjemah), Penerbit (tempat terbit, penerbit, tahun terbit), Diskripsi Fisik (jumlah halaman dan panjang buku), Topik, Catatan Biblograf dan lain-lain. Informasi mengenai buku dituangkan dalam kertas fisis.
b. Pengimputan dari hasil diskripsi/informasi buku melalui sistem OPAC. Karena dalam pengimputan terdapat Sumber Pengkatalokan maka setiap provinsi dapat memberikan informasi mengenai koleksi pustakanya. Semua koleksi pustaka (setiap provinsi), informasinya dapat diperoleh melalui http://kin.pnri.go.id/ merupakan Katalog Induk Nasional (KIN) yang dikelola oleh Perpustakaan Nasional RI.
2. Penelusuran Informasi melalui OPAC (penelusuran lokal), pemustaka/fungsional hanya biasa menggunakan dalam lingkungan BPAD Provinsi Sulawesi Selatan (khususnya pada ruang baca umum), sedangkan penelusuran dengan KIN (nasional/internasional) melalui http://kin.pnri.go.id/ tidak mengenal tempat/ruang dan waktu.
Kedua cara penelusuran (OPAC dan KIN) tersebut dapat memakai kata kunci, yakni :
1. Judul buku
2. Pengarang
3. Subyek/topik
4. Penerbit
Kata kunci di atas menjadi pedoman bagi pemustaka dan fungsional untuk mengetahui infomasi buku, ada tidaknya, tempat penataannya/no. rak, serta berapa jumlah eksemplar buku, khusus penelusuran KIN, selain informasi dari kata kunci tersebut juga dapat mengetahui koleksi pustaka dari provinsi-provinsi lain.

V. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS JARINGAN TEKNOLOGI INFORMASI

A. Kelebihan Pengelolaan Arsip Digital:
- Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip.
- Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dll.
- Pengoperasian sangat mudah.
- Tempatnya access control (password)
- Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakkan di lemari khusus
- Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak
- Adanya fasilitas antivirus.
- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.
- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik
- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan
- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

B. Kekurangan Pengelolaan Arsip Digital :
- Sangat tergantung pada hubungan listrik.
- SDM harus mampu mengoperasikan komputer.
- Rentan terhadap virus komputer

VI. PENUTUP

Analisis terhadap penerapan TI dalam sistem pengelolaan arsip dinamis pada ruang baca umum di BPAD Provinsi Sulawesi Selatan, menunjukkan bahwa penggunaan program OPAC dan KIN memberikan kemudahan bagi pengelola informasi untuk mengolah, menyimpan dan menyebarkannya, disamping itu juga memberikan kemudahan bagi pengguna informasi untuk mengakses informasi baik secara local maupun nasional.
Untuk melengkapi kekurangan dari penarapan TI dalam sistem pengelolaan arsip dinamis pada ruang baca umum tentap menggunakan laci katalog berisi (katalog judul, katalog pengarang dan katalog subyek).

Sumber:

Zulkifli Amsyah. 1992. Manajemen Kearsipan. Garamedia, Jakarta
Soedibyo, Noerhayati. 1987. Pengelolaan Perpustakaan. Alumni, Bandung
Yuyu Yulia, Ir. SIP. 1993. Pengembangan Bahan Pustaka. Bandung
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007, Tentang Perpustakaan
Arsip Nasional RI. 2002. Penataan Arsip Elektronik, ANRI, Jakarta
Arsip Nasional RI. 2002. Pengantar Kearsipan, ANRI, Jakarta
http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=76
http://www.thefreedictionary.com
http://en.wikipedia.org
http://www.informatika.lipi.go.id
http://putratunggaldayak1.wordpress.com
http://repository.usu.ac.id

Senin, 11 Juli 2011

Manajemen Arsip Dinamis Di Masa Depan

oleh Desy Selviana

Penggunaan komputer sebagai hasil dari perkembangan teknologi informasi mulai banyak digunakan oleh organisasi walaupun pemanfaatan teknologi komputer pada awalnya memang menimbulkan kontroversi. Di satu pihak ada yang berpendapat bahwa arsip-arsip berbasis kertas terus bertambah dan disimpan didalam filling cabinet, di pihak lain, ada yang berpendapat bahwa arsip-arsip kertas menjadi tidak penting dan seluruh informasi akan disimpan pada film atau media magnetic atau di dalam memori komputer.

Bagi manajemen arsip dinamis (Records Management) sendiri, penggunaan komputer memberikan pengaruh yang berarti terhadap proses pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyajian informasi. Pemanfaatan produk teknologi yang canggih ini menimbulkan dua hal yang sangat signifikan.

Pertama, menimbulkan komputerisasi atau lazim disebut sebagai otomasi di bidang manajemen kearsipan.

Komputerisasi manajemen arsip dinamis, mungkin diterapkan terhadap beberapa subsistem, di antaranya:

1. Manajemen Formulir Elektronik.
2. Manajemen Korespondensi Elektronik dan Surat Elektronik.
3. Sistem Penyimpanan Arsip Aktif Elektronik.
4. Sistem Penyimpanan Arsip Inaktif Elektronik.
5. Sistem Penemuan Kembali dan Penyajian Informasi Arsip Elektronik.

Kedua, menciptakan apa yang disebut sebagai Arsip Elektronik (Electronik Records), sebagai keluaran fisik dari komputer. Arsip elektronik ini seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip terbaca mesin). Arsip Elektronik ini pada dasarnya juga harus dikelola di dalam suatu sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen arsip dinamis.